Assistant(e) de direction (h/f)

Le CINES est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
L'établissement recrute un(e) assistant(e) de direction. Le poste est affecté au département de l'administration générale à Montpellier (950 rue Saint-Priest).

Missions
Sous l'autorité du Directeur et de la Directrice Adjointe Administrative et Logistique, l'assistant(e) de direction assure un rôle central d'appui à la direction, de coordination transversale et de diffusion de l'information. Le poste s'inscrit dans un fonctionnement en binôme étroit avec la chargée de communication, afin de garantir la cohérence et la fluidité de la communication interne et externe de l'établissement.
L'assistant(e) de direction contribue :
À l'appui administratif et organisationnel de la direction et du comité de direction ;
À la coordination des activités transversales de l'établissement ;
À la circulation et à la structuration de l'information ;
A la mise en œuvre de la communication interne et externe en lien avec la chargée de communication.
Activités principales
Appui à la direction et aux instances
Gérer les agendas de la direction, coordonner les échéances et gérer les missions
Organiser et préparer les réunions stratégiques et instances (CA, CSA, CCP, Comité de direction)
En binôme avec le chargé d'affaires générales, assurer le pilotage administratif des instances (calendrier, convocations, dossiers, procès-verbaux)
Rédiger des notes, comptes rendus et documents de synthèse
Assurer les relations avec les partenaires du CINES
Coordination transversale
Assurer la circulation de l'information entre les services
Suivre l'avancement de dossiers transversaux
Mettre en place et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs)
Contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives
Être un point d'entrée pour les demandes internes et externes
Gestion administrative polyvalente
Instruire les dossiers administratifs
Produire tableaux de bord et bilans
Organiser et suivre les déplacements professionnels des personnels (ordres de mission)
Collecter et contrôler les pièces justificatives
Alimenter et mettre à jour les systèmes d'information
Contribuer aux activités administratives du département et du comité de direction
Communication interne et externe
En binôme avec la chargée de communication :
Contribuer à la diffusion de la communication interne (intranet, notes, informations collectives)
Participer à la rédaction et à la mise en forme des contenus
Veiller à la qualité et à la cohérence des informations diffusées
Appuyer la mise en œuvre des actions de communication externe
Organisation événementielle et logistique
Assurer l'organisation des événements internes et externes
Assurer le suivi logistique (réunions, manifestations, accueils)
Contribuer à l'accueil et à la coordination des intervenants

Connaissances et compétences
- Fonctionnement des établissements publics (ESR apprécié)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outils collaboratifs)
- Bonne capacité rédactionnelle et capacité à suivre des indicateurs et tableaux de bord
- Bonne gestion des priorités et des délais
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation et autonomie
- Très bon relationnel
- Capacité à travailler en transversal
- Réactivité et adaptabilité
Formation et expérience professionnelle
- Bac+2 minimum en gestion ou administration publique
- Expérience souhaitée : 3 à 5 ans minimum
- Une expérience en établissement public ou dans l'enseignement supérieur est fortement appréciée

Emploi
- Emploi ouvert prioritairement aux fonctionnaires catégorie B par la voie de la mutation ou du détachement
- Contractuels : CDD de 12 mois renouvelable - rémunération indicativ