Anttl259 - coordonnateur administratif (h/f) - métropole toulon provence méditerranée

Vos missions en quelques mots - Coordonner les demandes RH des directions opérationnelles en lien avec la DRH et la coordinatrice du DGST. - Assurer les différentes tâches administratives de l’Antenne. - Assurer les missions de l’Assistant de prévention – chargé de gestion volet gestion administrative en cas d’absence de celui-ci. 1) Coordination administrative (85% du temps de travail) : ● En matière des ressources humaines - Rédige et assure le suivi des documents concernant le personnel de l’Antenne, - Tient le tableau de suivi en matière de recrutement, formation notamment, - Met à jour l’organigramme, - Prépare les dossiers du comité social territorial, - Centralise les entretiens professionnels, - Centralise les campagnes de promotion interne et avancements de grade, - Analyse et monte divers dossiers divers en matière de ressources humaines. ● Concernant les demandes des différentes directions opérationnelles - Analyse et centrale les retours des directions, - Crée des tableaux, des dossiers et des courriers divers, - Contrôle le respect des délais et du formalisme attendu, 2) Réalisation de diverses tâches administratives de l’Antenne (15% du temps de travail) : - Réceptionne et oriente certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (Antenne et hors Antenne), - Conçoit et réalise des documents administratifs, notamment courriers, - Crée des dossiers administratifs, - Assure la coordination diverse (tickets restaurants, COS…) - Tri et classe des documents ainsi que la messagerie du Directeur de l’Antenne de Toulon - Le Revest en l’absence de l’Assistante de Direction ; - Tient l’agenda et organise les réunions du Directeur de l’Antenne de Toulon - Le Revest en l’absence de l’Assistante de Direction ; 3) Missions ponctuelles de gestion courante du bâtiment L’Oiseau de Feu en l’absence de l’assistant de prévention des risques professionnels – Chargé de gestion : - Assure la maintenance des locaux, par déclaration et suivi des incidences techniques, - Assure la maintenance du matériel et en cas de difficulté, effectue une déclaration d’incidence technique auprès du fournisseur, - Rédige les tickets Sos Info pour le Directeur de l’Antenne et la DGI, - Transmet les besoins en produits de droguerie de l’Antenne de Toulon - Le Revest (Site Oiseau de Feu – Direction, DGI et Proximité) à la référente métropolitaine. Profil recherché Les « savoirs » : - Connaissances de base sur la législation liée au Code du Travail ; - Bonne connaissance des métiers exercés au sein de la Direction et de l’Antenne ; - Toutes les bonnes connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique ; - Elaboration des tableaux de suivi (RH, activités…) ; - Connaissance de l’Administration et de l’Antenne de Toulon - Le Revest. Les « savoir-faire » : - Très bonne maîtrise de l’outil bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ; - Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (nombreux rapports à réaliser) ; - Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat, de bureautique, d’Internet et du Bureau Numérique ; - Prendre des initiatives ; - Recevoir et orienter les appels téléphoniques. Les « savoir-être » : - Ponctualité, disponibilité et assiduité ; - Avoir un très bon relationnel ; - Avoir un bon esprit de synthèse et d’initiative ; - Être rigoureux et organisé dans son travail ; - Être neutre et impartial dans ses prises de positions ; - Capacité relationnelle du travail en équipe ; - Discrétion et réserve ; - Esprit d’initiative ; - Bonne mentalité.