Assistant de gestion administrative h/f

Nous sommes une société d'assistance technique à taille humaine et accompagnons nos clients dans la réalisation de leurs projets.

Historiquement présent sur les métiers de la Construction et l'Energie, notre société s'est développée vers les métiers des Télécommunications, de la Gestion documentaire, couvrant des secteurs aussi variés que ceux du Transport ou du Luxe.

Notre mission : Répondre aux besoins de nos clients grâce à l'expertise, la qualification et la disponibilité de nos collaborateurs (Techniciens et Ingénieurs) capables d'intervenir selon plusieurs offres de service : La régie, La sous-traitance, Le portage salarial par le biais de SOFRAT Portage et aussi via notre partenaire OTS : Le Travail Temporaire.

Chez nous, la proximité, l'écoute et la réactivité sont au coeur de notre démarche.

Nous recherchons pour notre propre compte un(e) professionnel(le) dédié(e) et expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant(e) de Gestion Administrative. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes et pour soutenir notre personnel.

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative & Financière vous aurez en charge les tâches suivantes :

Responsabilités principales :

- Gestion des comptes-rendus d'activités pour la facturation
- Collecte et gestion complète des relevés d'imputations des sous-traitants.
- Mise à jour et suivi des tableaux de facturation des commandes
- Gestion des bons de commandes
- Mise à jour et suivi des tableaux administratifs réglementaires
- Préparation et gestion des contrats intérimaires, y compris les déclarations préalables à l'embauche (DPAE).
- Organisation et suivi des visites médicales
- Mise à jour de divers documents administratifs obligatoires comme le registre du personnel et des contrats de travail, y compris les avenants et les prolongations intérimaires.
- Commande et suivi des cartes professionnelles obligatoires
- Préparation des comptes-rendus de réunion commerciale.
- Transmission et gestion des documents administratifs demandés par les clients (extraits légaux, attestations d'assurance, etc.)
- Commande et suivi des fournitures de bureau
- Accueil physique et téléphonique des clients, candidats et partenaires
- Filtrage des appels
- Affranchissement, dépôt, réception et distribution du courrier.
- Mise à jour et amélioration continue des procédures du poste.
- Etablissement des contrats de travail des intérimaires, y compris les avenants et les prolongations.