Alternant assistante de direction et coordination codir h/f

Intégré(e) au sein du Secrétariat Général de SNCF Voyageurs et rattaché(e) à l'assistante de direction du SG. L'alternant(e) qui rejoindra l'équipe participera et prendra en charge la mission suivante : Assistante(e) de Direction et Coordination CODIR

Rejoignez les coulisses d'une entité stratégique de SNCF Voyageurs

Vous voulez vivre de l'intérieur le fonctionnement d'un Comité de Direction et plus largement d'un Secrétariat Général, là où se prennent les décisions stratégiques et s'organisent les temps forts ? Cette alternance au sein du SG vous place au coeur de la machine : coordination des réunions de directeurs, organisation de séminaires, gestion d'agendas à forts enjeux et appui aux process internes.

En binôme avec l'assistante du SG et en interaction directe avec plusieurs membres du CODIR, vous occuperez un rôle pivot. Une alternance opérationnelle et formatrice, idéale pour développer des compétences en organisation, coordination et développer votre aisance relationnelle dans un environnement dynamique et exigeant.


Missions au quotidien

Au sein du Secrétariat Général, vous accompagnez au quotidien l'assistante du SG et plusieurs membres du CODIR. Vous contribuez à la bonne coordination des instances, à l'organisation des temps forts du SG et au fonctionnement fluide du Secrétariat Général. Vos principales missions seront les suivantes :

Ë Coordination des réunions transverses du SG

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- Planifier et organiser les réunions transverses des directeurs du SG (réunions d'équipe, instances de pilotage, points de coordination).
- Consolider les besoins (participants, ordre du jour, documents à réunir) et veiller à la bonne circulation des informations en amont et en aval.
- Assurer la logistique des réunions (convocations, réservations de salles, visioconférences, mise à disposition des documents).

Ë Organisation des séminaires du CODIR et des directions

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- Contribuer à l'organisation des séminaires du CODIR et des directions du SG
- Recherche de lieu, négociation avec le prestataire (si externe)
- Gestion de la logistique avec le prestataire (scénographie éventuelle, )
- Coordonner les aspects pratiques : inscriptions, déplacements, restauration, supports de présentation, outils collaboratifs.
- Participer au bilan des événements (retours des participants, points forts / axes d'amélioration).

Ë Gestion des commandes et interface avec les Achats

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- Saisir et suivre les commandes dans les outils internes, de l'expression de besoin jusqu'à la validation finale.
- Rédiger les différents documents attendus en lien avec les directeurs concernés, dans le respect des process internes et des délais.
- Assurer le suivi avec les équipes Achats et les autres interlocuteurs internes pour sécuriser la bonne réalisation des prestations.
- Être l'interlocuteur externe pour l'envoi des bons de commande, suivi du process comptable

Ë Gestion de l'agenda du Directeur Finances et Performance

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- Gérer directement l'agenda du Directeur Finances & Performance : arbitrage des priorités avec lui, planification des rendez-vous, coordination avec les autres agendas du CODIR.
- Anticiper les temps de préparation (documents à réunir, éléments de contexte, reports à prévoir) pour favoriser une gestion efficace du temps.

Ë Appui transverse et conseil de premier niveau

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- Travailler en binôme étroit avec l'assistante de direction du SG sur des sujets d'organisation et de coordination de votre périmètre et assurer son back-up en cas d'absence.
- Être un point de contact pour les collaborateurs du SG sur les questions liées aux réunions, commandes, processus internes et outils utilisés.

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- Proposer des améliorations simples des pratiques (modèles de documents, check-lists, mode opératoire, outils) pour gagner en fluidité et en fiabilité.