Assistant- e administratif-ve direction générale communication et cabinet du président

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein de la Direction Générale, sous l’autorité hiérarchique du Chargé de Coordination auprès du Directeur Général des Services, l’agent en charge de ce poste assurera ses fonctions auprès de la Direction Générale, de la Direction de la Communication et du Marketing Territorial et du Cabinet. Missions / conditions d'exercice Gestion administrative pour la Direction générale :
-Assure l’enregistrement et le dispatching du courrier « arrivée » (postal – messagerie) de la collectivité et contribue à l’évolution des pratiques et des outils, notamment en matière de dématérialisation
-Assure les achats de billets de transports pour les trajets professionnels des agents et les commandes de billets de transports pour les déplacements des élus communautaires (assure la tenue de tableaux de bord par Direction)
-Assure la dématérialisation (scan) des factures arrivées
-Appui administratif à la Mission Economie et Services aux Entreprises (gestion Incovar)
-Assure la frappe de divers documents (courriers, notes, comptes rendus…)
-Assure des missions de service et d’intendance dans le cadre de repas de travail
-Assure l’achat, la récupération et le suivi de diverses fournitures et courses
-Appui à l’assistant du Pôles ressources pour l’organisation de réceptions :
o Consultation, sélection et relation fournisseurs (traiteurs, boulangers etc…)
o Réservation des salles
o Gestion de l’organisation des réceptions (stockage, livraison, contrôle des produits, mise en place, nettoyage etc….)
o Accueil, orientation des convives et service en cas de besoin
-Accueil physique et téléphonique interne comme externe

Gestion administrative pour le Service communication :
-Appui administratif à la Direction de la Communication : bons de commande, factures, gestion des congés et du temps de travail

Au sein du cabinet du Président :
Auprès de la Conseillère en stratégie – Directrice des relations institutionnelles et internationales :
-Gère les demandes de rendez-vous et planifie les réunions
-Assure l’organisation et la planification des réunions et des déplacements (réservations : hôtel, taxi, train)
-Rédige les courriers ou documents confiés
-Assure la frappe des divers documents (courriers, notes, comptes rendus…)

Auprès de la Cheffe de Cabinet :
Gestionnaire ressources humaines : congés et gestion Incovar des agents du service (cabinet, direction générale, communication),
-Accueil téléphonique,
-Gestion de l’agenda,
-Planification des visites de communes,
-Planification des visites de services,
-Suivi des invitations,
-Suivi du courrier,
-Gestion des déplacements des élus (carte carburant et autoroute).

Missions complémentaires :
En l’absence du chargé de coordination auprès du DGS et de l’assistant(e) du Pôle Ressources :
-Gère les demandes de rendez-vous et planifie les réunions du DGS et éventuellement de la DGA Ressources
-Assure l’organisation et la planification des réunions de la Direction Générale et éventuellement de la DGA Ressources
-Rédige les courriers ou documents confiés par le DGS
-Assure la frappe des divers documents (courriers, notes, comptes rendus…) du DGS

Conditions d'exercice :

Lieu de travail : LE CREUSOT
-Permis B requis
-Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des nécessités de service
-Forte autonomie dans le travail
-Fort relationnel avec des équipes et interlocuteurs pluridisciplinaires
-Pics d’activité ponctuels Profils recherchés Savoirs et savoir-faire :
- Niveau d'études : Bac à Bac +2
-Connaissances des procédures internes à la collectivité
-Connaissances des collectivités territoriales
-Maîtrise des outils « bureautique » et « planification/agenda »et applicatifs métiers RH (Excel, Word, Outlook, INCOVAR et GF)
-Maitrise de l’écrit (rédaction, mise en forme)
-Maîtrise organisationnelle des dossiers opérationnels papier et numériques (complétude et classement)
-Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
-Règles de l’expression orale et écrite de qualité
-Techniques de secrétariat (prise de notes, etc…)
-Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
-Tableaux de bord et outils

Savoir-être :
-Sens du service public
-Autonomie et prise d’initiative
-Sens de l’organisation et des priorités
-Aptitude à travailler en équipe
-Respect des consignes données par le supérieur hiérarchique
-Respect des procédures et des règles
-Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
-Actualisation de ses connaissances et de ses pratiques professionnelles
-Persévérance et esprit d’équipe
-Rigueur
-Capacité d’adaptation
-Disponibilité
-Discrétion