Gestionnaire administratif, financier et pédagogique (h/f)

RESPONSABILITÉS :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Au sein du département d'économie, vous évoluerez dans un environnement académique stimulant, au contact direct d'enseignants-chercheurs et d'étudiants engagés dans des formations d'excellence.
Le département accueille environ 60 étudiants et porte 3 formations :
• Le Diplôme de l'ENS (DENS)
• Les masters Analyse et Politique Economique (APE) et Economie appliquée (PPD)
ACTIVITÉS PRINCIPALES

1/ Secrétariat pédagogique
• Organiser l'ensemble des cours du département et notamment de la L3 ( contacter les enseignants, construite les emplois du temps, gérer les inscriptions)
• Gérer les inscriptions
• Créer les cours sur la plateforme Pegasus.
• Gérer les réservations de salles.
• Organiser avec les enseignants les examens et rattrapages des cours du département.
• Saisir des notes,
• Apporter un soutien aux enseignants sur les accès Moodle en lien avec le CRI ; et sur les accès Pegasus en lien avec la scolarité.
• Assurer le secrétariat du concours étudiants.

2/ Communication
• Veiller à la mise à jour continue du site de IDEE.
• Faire évoluer le site du département d'économie pour tenir compte des évolutions de la scolarité, améliorer son ergonomie, assurer sa mise à jour continue.
• Animer et mettre à jour les comptes sociaux du département.
• Participer à la mise en œuvre des actions de communication valorisant les activités et les productions du département
• Représenter le département auprès de la direction de la communication

3/ Gestion RH
• Suivre les dossiers des personnes assurant des cours ou des activités dans le cadre de vacations administratives ou d'enseignement, ou de stages
• Assurer la saisie sur Serpop des enseignants et étudiants invités
• Préparer les dossiers de demande d'invitation, assurer le suivi et accueillir les invités.
• Demander les droits d'ouverture des bureaux pour les invités et le personnel temporaire ou permanent ;
• Assurer le secrétariat des concours de recrutement d'enseignants-chercheurs

4/ Gestion administrative et financière
• Assurer les actes de gestion sous SIFAC, exécution et suivi du budget, commandes et factures.
• Saisie des missions des membres du département et des étudiants sur la plateforme Notilus.
• Préparer les demandes de moyens, les budgets rectificatifs, les bilans budgétaires et tenir un budget prévisionnel.
• Assurer le soutien administratif et logistique aux manifestations organisées
• Mettre à jour le document unique d'évaluation des risques.
• Conserver la trace des règlements et formulaires émis par les services de l'ENS et leur mise à jour.

PROFIL RECHERCHÉ :

PROFIL RECHERCHE
Diplôme/Formation : Bac.
Une expérience professionnelle sur poste similaire serait appréciée

Connaissances :
• Connaissance des textes réglementaires (ex : Licence, Master, LMD...) et de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Techniques de communication et d'élaboration de documents
• Connaissances en gestion financière
• Culture internet
• Langue anglaise : A2/B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et respecter les échéances.
• Recueillir, traiter et transmettre l'information.
• Communiquer de façon claire et concise et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe et en autonomie
• Maîtriser les outils bureautiques, Internet et messagerie électronique.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pédagogique : Talent, Helisa, Moodle...)/ financière (SIFAC)
• Appliquer les procédures et les règles
• Rendre compte et alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnements liés aux opérations de gestion.

Compétences comportementales :
• Organisation, rigueur, polyvalence et autonomie.
• Sens du service public et capacité d'adaptation.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle.
• Sens de l'écoute et accompagnement de publics variés.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

AUTRES INFORMATIONS

Catégorie du poste : B - Technicien
Poste à pourvoir le : 1er juillet 2026
Lieu de travail : Campus Jourdan de l'ENS – 48 boulevard Jourdan, 75014 Paris
Quotité de travail : 100% (Temps plein)
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Accompagnement des parcours via une école interne de formation
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 6 mois – Rémunération selon grille et expérience)

L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité