Missions
L'assistant de Direction apporte un appui permanent au Directeur ou aux Directeurs adjoints des territoires d'interventions sociales en termes :
-De gestion administrative (gestion parapheurs, courriers, dossiers de travail, rapports...),
-De gestion de l'information et d'échanges en interne et avec les partenaires (formalisation et diffusion d'informations)
-De gestion d'accueil physique et téléphonique,
-De gestion d'agenda et d'organisation des déplacements,
-De préparation et de planification de réunions.
Il est identifié en tant que référent sur les question RH ainsi que sur les process internes de la Direction dans les différents domaines de compétences de la DTIS.
Il est également le référent des centres de formation et assure à ce titre le lien entre les services DTIS et les centres de formations.
Il anime par ailleurs l'équipe d'assistant d'encadrement du territoire et fait partie de la communauté métier des assistantes de direction de la DGAS animé par le secrétariat de direction du DGA.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Dans le cadre de la continuité de service, il peut être amené à assurer le remplacement des autres assistants d'encadrement de la DTIS, assistantes de direction de la DGAS et du Chargé de gestion administrative, du budget et de la coordination.
Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.
Les missions sont susceptibles de changements au regard des évolutions départementales et des réorganisations.
Activités principales
Accueil téléphonique
Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Production de données statistiques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
Gestion de l'agenda de l'équipe
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings
Facilitateur des outils collaboratifs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Compétences attendues
Savoirs:
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance en matière de Gestion des Ressources Humaines (GRH)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Respecter les procédures
Suivre une procédure
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Maîtriser les outils informatiques (bureautiques, applications de gestion)
Savoir-être:
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Se montrer force de propositions
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
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