Le CHIPS recrute un.e assistant.e administratif territoriale des stages de formation IFAS. L'assistant.e administratif de la cellule territoriale de coordination des stages IFAS a pour périmètre d'exercice le département 78. Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur des soins en charge de la coordination des instituts de formation du GHT des Yvelines Nord, il travaille au sein des locaux GHT YN et partage son temps entre les locaux de la DD ARS 78 et ceux du GHT YN. - Il/elle constitue la cellule départementale de coordination des stages en lien avec un coordonnateur territorial des stages IFAS. - Il/elle contribue à l'animation de la politique départementale des stages IFAS aux côtés du coordonnateur territorial. - Il/elle organise au sein de la cellule territoriale la réception, le traitement et la circulation de l'information et des documents liés aux missions de la cellule. Il réalise les activités de secrétariat nécessaires à son fonctionnement administratif, logistique et financier. Description des activités : - Accueil physique et téléphonique des usagers et réponse aux demandes d'informations et d'orientation de différents interlocuteurs - Constitution et suivi de la conformité des dossiers relatifs au fonctionnement opérationnel de la cellule (prospection, actualisation des annuaires, ) - Traitement des courriers, courriels, documents, dossiers, rapports, comptes rendus de réunions et des Instances, (enregistrement, tri, diffusion, classement et archivage) - Organisation des réunions de travail - Prise de rendez- vous, gestion d'agendas - préparation des documents en amont des réunions - préparation des comptes rendus de réunions - Gestion et suivi des dossiers et relations avec les offreurs de stages et les IFAS - Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du rapport d'activité de la cellule territoriale - Gestion de la plateforme numérique en collaboration avec le cadre coordonnateur des stages - Maintenir à jour les bases de données des terrains de stage et des tuteurs. - Participer à la prospection de nouveaux terrains de stages - Gestion des stocks des fournitures et du matériel dans son domaine - Participer au RETEX et réunions de suivi Compétences requises Savoir : - Environnement institutionnel et des acteurs clés, - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Appétence pour les outils numériques, utilisateur avancé "Excel" Savoir Faire : - Gestion de son activité en fonction des contraintes, des échéances et des priorités institutionnelles - Gestion administrative associée aux activités de formation sur les logiciels spécifiquement dédiés - Sens de l'organisation, rigueur et méthode dans l'exécution du travail - Aptitude au travail en collaboration ; - Aptitude au questionnement et au développement d'une posture relationnelle éthique ; - Capacité organisationnelle ; - Fiabilité et rigueur ; - Reporting régulier. Savoir- Être : - Posture et positionnement institutionnel ARS - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Communiquer, échanger, partager et transmettre les informations au sein de l'équipe - Entretenir un climat de travail bienveillant - Esprit d'équipe et de collaboration - Instaurer et promouvoir une relation de confiance avec les usagers - Qualité d'écoute, de diplomatie, de dialogue, de réflexivité, de concertation et de négociation - Sens de l'initiative, créativité et innovation - S'adapter aux évolutions de la profession, de la formation et des usagers Profil recherché et informations complémentaires Niveau LICENCE BTS assistante de direction ou dans le domaine « administration-gestion » / Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint et des outils de communication numérique Catégorie B Prise de poste souhaitée pour février 2026 Télétravail possible Déplacements réguliers sur l'ensemble du département 78, permis B recommandé recrutement.chips@ght-yvelinesnord.fr
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