Office manager f/h

Notre client, un multi Family Office, recherche son futur Office Manager F/H basé à Paris.
Au sein d'une structure de 7 personnes, vous aurez un rôle clé et central dans la gestion administrative, le soutien aux collaborateurs et l'organisation du bureau.

Missions :
Assistance au Président, gestion de l’agenda:
* Réservation restaurants et/ou salle de réunion
* Gestion des mails entrants
* Gestion des appels entrants par les numéros fixes
Suivi Administratif de la société :
* Déclaration annuelle type DARES
* Suivi des contrats avec les fournisseurs
* Mise à jour de l’ensemble de la documentation obligatoire – classement
Suivi Comptabilité :
* Complétude mensuelle des tableaux de suivi de trésorerie (au réel) pour les 3 entités
* Téléchargement de l’ensemble des pièces ACHAT liées aux abonnements
* Transfert pièces comptables CEGID (vente/achats) + suivi des informations déposées par le cabinet comptable
* Récupérationsdes justificatifs
Banque :
* Suivi soldes bancaires et virements – anticipation sur les virements intragroupe
* Téléchargement des relevés bancaires des 3 entités
* Téléchargement et contrôle du relevé REVOLUT
* Saisie des virements/ règlement des factures
Facturation clients :
* Etablissement et envoi des factures mensuelles aux clients
* Etablissement et régularisation des factures intragroupes
* Etablissements des facturations partenaires mensuelles, trimestrielles ou annuelles
* Suivi et contrôle des commissions partenaires
* Echanges et relances partenaires
Ressources humaines :
* Gestion des dossiers administratifs du personnel
* Assistance au recrutement
* DPAE en collaboration avec le service de paie + suivi de la procédure de recrutement
* Complétude des dossiers et procédure d’enregistrementmutuelle/prévoyance
* Saisie et transfert mensuel des EV de paies
* Alimentation mensuelle cartes SWILE
* Gestion des congés /Gestion du planning absences
* Préparation des documents d’entretien annuel et mi annuel o Procédure recrutement apprentis – OPCO – SYLAE
* Recrutements stagiaires – suivi et complétude des conventions
* Mise à jour de la documentation obligatoire de l’entreprise
Juridique:
* Anticipation et rédaction des informations des mouvements commerciaux, salariaux, clients, partenaires … dans la documentation juridique
* Préparation de la documentation post clôture pour les 3 entités
* Suivi des conventions intra-groupes
* Suivi des conventions apporteurs d’affaires et préparation de la facturation associée post- clôture
Réglementaire & Conformité :
* Suivi de l’actualité CNCGP
* Mise à jour de la documentation réglementaire
* Formation LCBFT, Organisation de points de contrôle avec les FO
* Tenue et complétude des registres
Relations partenaires:
* Suivi des conventions
* Transmission des informations société pour régularisation conventions
* Echanges privilégiés avec les partenaires
Services Généraux:
* Commande fournitures
* Gestion locaux
* Réservation billets train – déplacement équipe
* Gestion des notes de frais
* Carte de vœux – cadeaux de fin d’année clients
Séminaire & team building :
* Organisation séminaire
* Organisation soirée teambilding
* Soirée de fin d’année
QVT :
* Suivi état d’esprit Equipe – entretien – accompagnement
* Rendez-vous «bobologie »
Infogérance:
* Suivi et gestion parc informatique


Profil :

* Solide expérience similaire, minimum 5 ans, au sein d'une structure à taille humaine, sur un poste très polyvalent
* Organisation, rigueur, bon relationnel, sens du service, envie d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant
* Maîtrise de Payfit et Cegid, des outils informatiques, des logiciels de comptabilité
* La pratique de l'anglais serait un plus


Poste en CDI basé à Paris 16ème
Rémunération 50-60 k€ selon profil
Participation et Intéressement, chèques vacances, loisirs etc.
Télétravail après période d'intégration, 1 ou 2 jours / semaine