Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) secrétaire de direction chargé(e) d’assurer le secrétariat général de l’établissement.
Vos missions principales :
* Gestion administrative courante : traitement du courrier, organisation et suivi des dossiers.
* Accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et fournisseurs, avec une capacité à apporter un premier niveau de réponse adapté à chaque interlocuteur.
* Appui RH :
o Suivi des visites médicales.
o Préparation des variables de paie en lien avec la Directrice de l'établissement.
o Saisie des plannings sur Octime.
o Participation à la gestion administrative des fiches de création de poste avec le service RH.
* Suivi administratif des personnes accompagnées :
o Gestion des entrées, présences, absences.
o Mise à jour et suivi de la liste d’attente.
o Tenue à jour des dossiers bénéficiaires (logiciel métier, Dossier Unique de l’Usager).
o Rédaction de projets, rapports, courriers.
* Suivi financier et comptable :
o Contrôle et suivi des éléments de facturation.
o Suivi des caisses physiques.
o Vérification et transmission des factures d’achats en comptabilité via la GED.
* Élaboration d’indicateurs d’activité et contribution au suivi de l’activité de l’établissement.
* Participation active à la continuité et au bon fonctionnement du service
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