Chez Lyreco, nous offrons plus qu'un emploi, une carrière ! Notre CEO est à la recherche d'un CEO Executive Assistant talentueux et ambitieux pour rejoindre notre équipe au siège à Bruxelles (BE) ou Marly (FR) dans le cadre d'un CDI.
Lyreco est le leader européen et le troisième distributeur mondial de produits et services pour l’environnement de travail. Société privée depuis 1926, Lyreco s'est constamment adaptée aux évolutions du monde du travail grâce à son souci d'excellence en matière d'expérience client, à ses partenariats solides avec des fournisseurs renommés et à sa logistique efficace.
Avec plus de 10 000 employés, Lyreco opère directement dans 25 pays d'Europe et d'Asie et couvre 17 autres marchés sur 4 continents par le biais d'un réseau de partenaires de distribution.
CE QUE NOUS PROPOSONS:
Gestion du calendrier :
1. Coordonner et gérer l'agenda du CEO, en planifiant les rendez-vous, les réunions et les événements.
2. Établir des priorités et organiser les rendez-vous en tenant compte de la disponibilité et des engagements de celui ci.
Communication :
3. Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en filtrant et en orientant les communications comme il convient.
4. Rédiger et relire des courriels, des mémos, des présentations et d'autres communications au nom du CEO.
Coordination des voyages :
5. Organiser des itinéraires de voyage complexes, y compris les vols, l'hébergement, le transport et les visas.
6. Préparer les documents de voyage, les ordres du jour et les documents nécessaires pour les réunions et les conférences.
Soutien aux réunions et administratif:
7. Préparer les ordres du jour, les documents et les présentations des réunions en collaboration avec la direction et d'autres membres de l'équipe.
8. Rédiger les procès-verbaux des réunions, suivre les actions à entreprendre et respecter les délais pour garantir leur achèvement.
9. Traiter les notes de frais, les demandes de remboursement et autres documents financiers.
10. Gérer les appels entrants, les messages et les demandes de renseignements, en fournissant une réponse professionnelle et courtoise.
11. Aider à la gestion du bureau exécutif, notamment en commandant les fournitures, en entretenant l'équipement et en veillant à ce que l'espace de travail soit propre et organisé
Gestion de l'information :
12. Maintenir des dossiers électroniques et physiques organisés, en veillant à la confidentialité et à la facilité d'accès aux informations.
13. Rechercher et compiler les informations pertinentes pour les rapports, les présentations et les projets.
Coordination de projets :
14. Aider à la coordination et à l'exécution de projets, d'initiatives et d'événements spéciaux.
15. Collaborer avec des équipes interfonctionnelles pour s'assurer que les délais et les résultats des projets sont respectés
Coordination du bureau
16. Aider à la coordination et à l'animation du site de Bruxelles une fois par semaine minimum.
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CE QUE NOUS RECHERCHONS:
17. Expérience confirmée en tant qu'assistant(e) de direction ou dans une fonction administrative similaire,
18. Une expérience dans l'hôtellerie (dont les compétences sont proches) sera un plus.
19. Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
20. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
21. Capacités exceptionnelles d'organisation et d'exécution de tâches multiples.
22. Discrétion et intégrité dans le traitement des informations confidentielles.
23. Solides compétences en matière de résolution de problèmes et capacité à anticiper les besoins.
24. Flexibilité pour s'adapter à des priorités changeantes et à un environnement en évolution rapide.
25. Comportement professionnel et excellentes compétences interpersonnelles.
26. Capacité à traiter les informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion et le plus grand professionnalisme.
27. Un grand souci du détail et de la précision.
28. Capacité à s'adapter à un environnement professionnel en évolution rapide et à gérer efficacement des priorités multiples.
29. Tourné vers l'avenir, agile et innovant
30. Très bon niveau d'énergie
31. Anglais courant
Si le profil est basé en France, déplacement à prévoir une fois par semaine sur le site de Bruxelles.
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Are you excited for your new career adventure?
At Lyreco, we offer more than just a job, but a career! Our CEO is looking for a talented and ambitious CEO Executive Assistant F/M to join our team in HQ (Marly).
Lyreco is the European leader and the third largest distributor of workplace products and services in the world. A privately owned company since 1926, Lyreco has constantly adapted to the evolutions of workplace thanks to its focus on excellence in customer experience, strong partnerships with renowned suppliers, and efficient logistics.
With more than 10,000 employees, Lyreco directly operates in 25 countries in Europe and Asia and covers 17 additional markets on 4 continents through a network of distribution partners.
YOUR MISSIONS:
Calendar Management:
32. Coordinate and manage the CEO's schedule by scheduling appointments, meetings, and events.
33. Prioritize and organize appointments, taking into account availability and commitments.
Communication:
34. Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders, filtering and directing communications appropriately.
35. Draft and proofread emails, memos, presentations, and other communications on behalf of the CEO.
Travel Coordination:
36. Organize complex travel itineraries, including flights, accommodation, transportation, and visas.
37. Prepare travel documents, agendas, and necessary materials for meetings and conferences.
Meeting and Administrative Support:
38. Prepare agendas, documents, and presentations for meetings in collaboration with management and other team members.
39. Draft meeting minutes, track action items, and adhere to deadlines to ensure completion.
40. Process expense reports, reimbursement requests, and other financial documents.
41. Manage incoming calls, messages, and inquiries, providing a professional and courteous response.
42. Assist in the management of the executive office, including ordering supplies, maintaining equipment, and ensuring the workspace is clean and organized.
Information Management:
43. Maintain organized electronic and physical records, ensuring confidentiality and easy access to information.
44. Research and compile relevant information for reports, presentations, and projects.
Project Coordination:
45. Assist in coordinating and executing projects, initiatives, and special events.
46. Collaborate with cross-functional teams to ensure project deadlines and outcomes are met.
Office management
47. Support the employees based in Brussels, participate in the animation of the site on a weekly basis minimum
YOUR PROFILE:
48. Confirmed experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
49. Experience in the hospitality (where the skills are similar) would be a great asset.
50. Excellent proficiency in office software (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
51. Outstanding oral and written communication skills.
52. Exceptional organizational and multitasking abilities.
53. Discretion and integrity in handling confidential information.
54. Strong problem-solving skills and the ability to anticipate needs.
55. Flexibility to adapt to changing priorities and a fast-paced environment. Professional demeanor and excellent interpersonal skills.
56. Ability to handle sensitive and confidential information with the utmost discretion and professionalism.
57. Keen attention to detail and accuracy.
58. Ability to thrive in a rapidly changing professional environment and effectively manage multiple priorities.
59. Forward-thinking, agile, and innovative.
60. Fluent in English.
If the position is based in France, travel to the Brussels once a week should be expected.
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