Assistant, assistante direction/métier f/h

Missions et activités principales

DESCRIPTION DE L’ENTITÉ

A l’écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des missions d’intérêt général en appui des politiques publiques nationales et locales : financement du logement social, développement des entreprises, transition écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le développement économique du pays et de tous ses territoires, le Groupe se distingue par un positionnement unique : laisser le temps à l’innovation et à la croissance durable.

Pour être toujours plus performante et s’adapter à un contexte en constante évolution, la Caisse des Dépôts se transforme. A cette fin, elle a notamment créé la DOT, la Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation opérationnelle.

La DOT s’est donnée pour promesse de service de « déployer pour chaque métier et chaque fonction transverse une excellence opérationnelle garante de la performance, de la sécurisation et de la résilience de la Caisse des Dépôts, renforcée par la transformation du modèle opérationnel et s’appuyant sur la transformation managériale ».

Cette promesse s’incarne dans des ambitions qui, dans chacun des métiers qu’elle exerce, contribuent à l’excellence opérationnelle et à l’action déployée par la Caisse des Dépôts en faveur de la transformation écologique, des souverainetés et de la cohésion sociale et territoriale.

Pour être au rendez-vous de ses ambitions et ainsi se mettre pleinement au service des objectifs stratégiques de la Caisse des Dépôts, le Comex de la DOT a résolument engagé les managers de la Direction :

* à orienter leur action sur la recherche du résultat et à jouer collectif,
* à transformer leurs activités pour leur donner toujours plus d’impact, en faire la preuve, et obtenir grâce à cela la reconnaissance de leurs parties prenantes.

Au sein de la DOT, la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail est chargée d'assurer la maintenance et la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), la maîtrise des risques physiques et environnementaux, la fourniture des services logistiques à l'occupant, la gestion des archives de l’Etablissement public (EP) ainsi que la restauration de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs.

Le département «Archives» situé au 15 quai Anatole France à Paris ainsi que sur le site de Blois, compte 20 collaborateurs répartis en 3 unités :

* Archives historiques dédiées au traitement, à la conservation, la communication et la valorisation des archives définitives (patrimoniales et de direction), quel que soit leur format;
* Archives intermédiaires/Records Management (RM) en charge de l'élaboration de stratégies de gestion documentaire basées sur les principes du RM et d'apport de solutions de conservation physique et numérique;
* Centre des archives de Blois en charge de la gestion de la conservation et de la communication des archives physiques. A ce titre, il met en œuvre les campagnes annuelles d’élimination des fonds dont la durée de conservation est arrivée à échéance, contrôle et traite directement les versements des structures versantes, gère les demandes de communication ainsi que les réintégrations de documents, et participe au contrôle scientifique et au traitement d’archives historiques. Le bâtiment est géré en direct in situ et en coordination avec les équipes dédiées de la direction de l’immobilier.

Le département établit les politiques de gouvernance documentaire numérique et physique applicables à la Caisse des Dépôts et accompagne leur mise en œuvre par les directions de l'établissement. Il intervient en appui des stratégies et projets des directions.

* Equipe du Centre des archives de Blois:

Le site de Blois comprend 11000 m² de locaux dont 56 kml de capacité de conservation, situé en centre-ville de Blois. L’équipe se compose de 8 collaborateurs (1 Responsable de site, 1 adjoint, 1 gestionnaire de patrimoine, 4 assistants archivistes et l’assistant administratif polyvalent).

* Le mot du manager

Notre équipe, composée en majorité d’assistants archivistes professionnels, est engagée dans des chantiers métier d’ampleur. Le volet immobilier, au cœur des enjeux de la transformation écologique portée par la CDC, fait partie intégrante de notre quotidien.

Rejoignez notre équipe motivée et engagée pour participer activement à cette transformation!

MISSIONS

Le poste est placé sous l’autorité de la responsable de l’unité de Blois, au sein d’une équipe de 8 collaboratrices et collaborateurs.

Vos missions seront les suivantes:

Mission 1: Prendre en charge le standard téléphonique et l’accès au site

* Gérer les appels de la télésurveillance pendant les horaires de travail
* Assurer les 2 accès au site par vidéo portier et écrans de contrôle + contrôle sur place à l’entrée et à la sortie des visiteurs/prestataires

Mission 2: Accueillir, accompagner et suivre les prestataires

* Gérer l’enregistrement et l’émargement sur le registre d’entrée/sortie
* Transmettre les consignes de sécurité aux prestataires
* Remettre les équipements «Protection des Travailleurs Isolés»
* Tenir à jour le tableau de suivi des entreprises, et autres registres
* Contrôler que les prestations sont conformes aux attendus (délais, programmes définis…)
* Etablir un premier diagnostic des dysfonctionnements constatés, alerter les prestataires concernés pour la mise en place des actions correctives, effectuer des reportings réguliers des diagnostics, alertes ou actions concernant le bâtiment au gestionnaire du pôle immobilier ou à la responsable de site

Misson 3: Assurer la gestion administrative du site de Blois

* Assurer le suivi des dossiers RH: gestion des chèques déjeuners, suivi des demandes de formation et d’habilitation…
* Gérer le suivi des commandes de fournitures
* Réaliser des inventaires (fournitures, matériels…)
* Réaliser différents supports en tant que de besoin
* Participer régulièrement à des tâches de petite manutention
* Apporter un renfort ponctuel en fonction des besoins et de la charge de travail des collaborateurs en charge des archives
* Contribuer activement à la logistique lors des visites/séminaires/réunions programmés sur site (services internes, commission externes…)


Profil attendu


Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROFIL

* Formation en Assistanat de Direction/Assistant manager ou expérience profesionnelle équivalente.
* Expérience minium de 3 ans sur un poste similaire.
* Une expérience est attendue dans le domaine de la gestion immobilière (travaux d’entretien du bâti, des installations techniques et des espaces verts)
* La connaissance du secteur des Archives serait un vrai plus.

Compétences mises en œuvre

* Votre rigueur et votre réactivité vous permettent d'alerter en cas d'écart sur les objectifs qualités demandées et sur toute situation dysfonctionnelle sur site (bâtimentaire ou autre).
* Vous priorisez vos tâches et organisez le travail en autonomie.
* Vous savez rédiger du contenu sans faire de faute d'orthographe tout en adaptant votre style d'écriture au type de document traité, vous faite également preuve de synthèse et/ou de vulgarisation si besoin pour rendre accessible l’information.
* Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Teams, logiciels de gestion…).

Qualités personnelles

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter:

* Votre sens de l’intérêt général, du service rendu et de la relation client
* Vos qualités relationnelles
* Votre goût du travail en équipe et en transversalité
* Votre autonomie
* Votre sens de la confidentialité


Conditions de travail

Poste appelant à une grande mobilité sur site pour la gestion de l’accueil et de l’accompagnement des prestataires sur les zones d’intervention.