Description
Le responsable adjoint du service des inscriptions joue un rôle clé dans la gestion des affaires académiques et des opérations du bureau des inscriptions. Il est responsable de la création et de la gestion de la planification stratégique à long terme et à court terme concernant les processus des domaines fonctionnels, supervise les opérations quotidiennes du bureau des inscriptions et prend la direction de la gestion et de la communication des données.
Gestion du bureau :
1. Supervision de toutes les tâches et procédures au sein du bureau des inscriptions.
2. Gérer les processus opérationnels quotidiens du bureau des inscriptions et superviser l'ensemble des processus du bureau pour les cycles semestriels actuels et futurs, depuis la programmation et l'orientation jusqu'à l'inscription et la cérémonie de remise des diplômes.
3. Faire preuve de discernement professionnel pour déterminer quels problèmes administratifs doivent être transmis au registraire de l'université.
4. Assister les étudiants et les professeurs selon les besoins, en tant que ressource principale du bureau pour la mise en œuvre de l'ACA de l'université.
5. Représenter le bureau des inscriptions en siégeant à des comités selon les besoins.
Gestion des données/systèmes :
1. Responsable de la gestion et de la maintenance de la partie académique du système d'information sur les étudiants.
2. Responsable de la tenue des dossiers académiques dans le SIS, y compris la supervision des dossiers, le transfert des données entre systèmes, et la coordination de l'utilisation des outils en ligne.
3. Responsable de l'intégrité des données et des rapports du bureau des inscriptions.
4. Assurer la liaison avec l'ITS pour les modifications, mises à jour et améliorations des outils en ligne et rapports.
5. Connaissance pratique de l'intégration des composants techniques tels que le SIS, CRM, LMS, et le catalogue académique.
Développement et mise en œuvre de nouveaux processus :
1. Sensibilisation et capacité à suggérer des améliorations dans la supervision et l'évaluation des activités quotidiennes.
2. Lors de l'élaboration de nouvelles politiques ou changements de programmes, élaborer une stratégie, tester et mettre en œuvre en collaboration avec le personnel concerné.
3. Former le personnel du bureau des inscriptions à cette démarche d'amélioration continue.
Fonctions de l'adjoint :
1. Remplacer le responsable des inscriptions en cas d'absence ou de besoin.
2. Examiner les demandes de diplômes, conférer les diplômes, signer les documents officiels.
3. Collaborer avec la direction lors de la cérémonie de remise des diplômes.
Qualifications :
* Baccalauréat ou équivalent, maîtrise souhaitée.
* Connaissance approfondie du système éducatif américain.
* 3 à 5 ans d'expérience professionnelle.
* Compétences technologiques solides (Microsoft Office, Excel, rapports).
* Capacité à recommander et à mettre en œuvre des stratégies d'intégration de données.
* Excellentes compétences en communication en anglais.
Profil souhaité :
Expérience : 3 ans
Savoirs et savoir-faire :
* Analyse de données expérimentales
* Techniques de communication orale, écrite et numérique
* Techniques de vente et de promotion
* Recueillir l'avis et les remarques d'un client
* Traiter les demandes de support technique
Savoir-être professionnels :
* Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
* Organiser son travail selon les priorités
* Prendre des initiatives et proposer des solutions
Langues :
* Anglais
* Français
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