Descriptif du service
La personne recrutée interviendra au département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l’IUT Lyon 1. Ce département accueille environ 250 étudiants qui reçoivent une formation de 2000 heures (hors projets et stages) sur trois ans. L’équipe pédagogique comprend une quinzaine d’enseignants titulaires (du secondaire et enseignants-chercheurs) et une quarantaine de vacataires d'enseignement. La formation BUT GIM a un caractère technologique et professionnalisant.
Description du poste
Sous l'autorité du chef de département, vous assurerez les activités du secrétariat et la gestion administrative du département GIM de l'IUT Lyon 1, c'est à dire de la formation BUT GIM et des licences professionnelles associées au département GIM (MSI, MBI), en effectuant les tâches suivantes :
* accueil, scolarité
* comptabilité, achats
* assistance pédagogique auprès des enseignants et responsables de licences professionnelles (LP MSI/MBI)
* gestion des conventions de stage des étudiants
* organisation des examens, soutenances et jurys
* promotion du département
* transfert des dossiers des vacataires
* responsable des archives
Activités principales :
* Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
* Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
* Rédiger des notes et des courriers administratifs
* Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
* Enregistrer les données budgétaires
* Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
* Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
* Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
* Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires)
* Classer et archiver des documents
* Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
* Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
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