Chargé de la relation usager - orleans (7673) h/f

Information générale et descriptif poste

Intitulé du métier

Administratif - Instructeur

Intitulé du poste

Chargé de la relation usager - ORLEANS (7673) H/F

Rémunération

A partir de 2 059 € brut mensuel

Contrat

Titulaire - Contractuel

Catégorie du poste

C

Cadre d'emploi du poste

C/Adjoints administratifs

Avantages collectifs au travail :

• Le télétravail : forfait annuel de 40 jours et/ou 1 à 3 jours fixes selon le poste
• Un compte-épargne temps pour épargner des jours de congés/ARTT et les utiliser dès que besoin
• Des autorisations spéciales d'absence pour les événements familiaux ou personnels.
• Une prime annuelle pour valoriser votre engagement et votre performance.
• Des tickets-restaurants : 60% pris en charge par le département, sous conditions.
• Des offres du CNAS (Comité National d'Action Sociale) pour vous aider à financer vos loisirs, voyages, quotidien (chèques vacances, crédits…).
• Une prise en charge à 75% des frais de transport en commun / un forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an), sous conditions / une plateforme de covoiturage mise à disposition par la collectivité.
• Une participation employeur de 15 € par mois (dans la limite de la cotisation payée) si vous bénéficiez d'un contrat de mutuelle labellisé.
• Un contrat de prévoyance avec une participation employeur de 17,65 € par mois (forfait de base avec ou sans options).
• Des formations dispensées par le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale.
• Un bilan de parcours professionnel et de carrière pour vous accompagner dans vos perspectives d'évolution.
• Des possibilités d'avancement de carrière et de promotion pour les agents titulaires, et une étude possible de réévaluation salariale pour les contractuels à partir de 3 ans.

Finalité du poste

Au sein du pôle Relations Usagers garant de la qualité de la relations des usagers, le chargé de relations usagers représente l’image de la Maison de l’autonomie.

A ce titre, il apporte un service crucial dans :

- L’ accueil, l’orientation et le renseignement apporté au public,

- Le traitement initial de leur dossier de demande, quel que soit le support,

- La réponse apportée aux usagers et aux partenaires.

Missions

Au sein d’une équipe de 17 agents, placée sous la responsabilité du responsable Pôle relations usagers de la maison de l'autonomie et en polyvalence, il est chargé des missions et activités suivantes :



I - Accueil physique et téléphonique du public

Il accueille le public avec amabilité, prend les messages, s’exprime clairement et sais reformuler les demandes.
Il reçoit et oriente les appels téléphoniques
Il sait traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous š
Il sait gérer les situations de stress et réguler les tensions
Il réagit avec pertinence aux situations d’urgence
Il conserve neutralité et objectivité face aux situations et sait s’adapter aux publics de cultures différentes
Il identifie et gère la demande et son degré d’urgence et sait y apporter une réponse adaptée
Il présente des documents d’information et de communication
Il sait orienter vers les personnes et services compétents
Il sait renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Maison de l’Autonomie



II– Gestion des sollicitations des usagers (supports papier et dématérialisés)

a) Gestion du courrier

Le chargé de relations usagers est investi du traitement du courrier arrivée (papier et dématérialisé sur la boîte générique et bannettes GED).

b) Gestion des formulaires de demande (périmètre MDPH – Autonomie), des RAPO MDPH

Au moyen du progiciel IODAS, le chargé de relations usagers assurer l’ensemble des actions visant à l’instruction administrative et informatique durant la phase de vérification de la complétude des formulaires de demande des usagers avant les communiquer pour évaluation auprès des pôles personnes âgées, personnes handicapées, enfance et transport des jeunes en situation de handicap (dénommés pôles sectoriels).
Les principales activités sont à ce titre les suivantes :

- Création du dossier informatique,
- Vérification de la complétude du dossier,
- Demande éventuelles de pièces auprès de l’usager et gestion de celles-ci
- Accusé réception de dossier complet

Il gère en outre les dossiers irrecevables qui sont soumis à décision de la CDAPH

c) Gestion des flux de réponses aux usagers et aux partenaires

Tout au long du processus de gestion de la complétude des dossiers, et après intervention des pôles sectoriels, suite aux étapes d’évaluation et de décision, le chargé de relations usagers pilote la mise en place des flux de réponses :

- Vers les services du Département, pour édition et mise sous pli des documents à envoyer auprès des usagers,
- Vers les services partenaires


III – Propositions et reporting


Le chargé de relations usagers doit réaliser le reporting de son activité auprès de son responsable, à ce titre notamment, il devra renseigner les outils statistiques qui lui sont demandés.


En outre, au regard de ses activités, il est force de propositions auprès de son responsable pour toute amélioration.