Assistant du responsable facturation h/f

Description du poste

MISSIONS PRINCIPALES


- Garantir la permanence de l’accueil et de la prise en charge administrative des patients sur les différents points d’Accueil Médico Administratif
- Assurer le management des équipes, responsable hiérarchique des gestionnaires administratifs en charge de l’accueil des patients et de la facturation des soins des secteurs dont il a la responsabilité,
- Veiller à une facturation rapide, exhaustive et de qualité des prestations de santé et hôtelières, et à leur recouvrement, en lien avec l’Administration des Finances Publiques.
Il est le responsable de l’information relative à la facturation des prestations de soins, et interlocuteur des services de soins des secteurs d’affectation, en lien avec son responsable.

L’Assistant du responsable de la facturation assure :


1. L’encadrement des activités d’accueil et de facturation des BE-AMA dont il a la responsabilité :
Le Management de la fonction « accueil administratif des patients » :
L’Assistant du responsable de la facturation est responsable de la gestion des admissions et pré-admissions des patients, tant en hospitalisation qu’en soins externes. A cet effet, il s’assure de la mise à niveau des connaissances et « savoir-faire » des personnels en mettant en place, en lien avec son Responsable, des procédures uniformes de travail pour garantir une qualité de prise en charge des patients, dans le respect des règles d’identito-vigilance, et garantir la qualité et la fiabilité des données saisies afin de limiter les rejets de facturation.
Le Management de la fonction « Gestion de la facturation aux débiteurs » et « Suivi du recouvrement » :
L’Assistant du responsable de la facturation est responsable de la gestion de la facturation aux différents débiteurs. A cet effet :
- Il élabore des procédures de facturation simplifiées et synoptiques de travail pour les gestionnaires BE-AMA et/ou les Pôles, en lien avec son responsable, l’encadrement des pôles et/ou le DIM,
- Il met à disposition des gestionnaires BE-AMA, en lien avec son responsable, des guides de facturation et d’identitovigilance et les tarifs de prestations. Il veille à leur mise à jour régulière,
- Il consolide, suit et effectue mensuellement un reporting analytique à son responsable des indicateurs de gestion (délai de facturation, taux de recouvrement notamment) des Pôles dont il a la responsabilité,
- Il pilote un système de contrôle régulier de la qualité et de l’exhaustivité des données administratives permettant de limiter les erreurs et les lacunes des dossiers administratifs,

- Il assure un traitement des dysfonctionnements en amont, en interne et en externe de la Direction de l’Accueil Facturation Recouvrement (Administration des Finances Publiques et services de soins notamment),
- Il organise et contrôle le traitement des dossiers non facturés et des rejets de facturation,
- Au vu des différents indicateurs (Indicateurs de gestion, TB SE, indicateurs de lecture de carte vitale etc.), il formalise un diagnostic et un plan d’action dont il rend compte régulièrement à son responsable,
- Il transmet aux pôles dont il a la responsabilité, en lien avec son responsable, les indicateurs de non qualité de la facturation (à formaliser) pour un suivi dans le cadre de la contractualisation interne,
- Réalisation d’audits en lien avec le responsable Facturation
Le Contrôle de la cohérence du suivi financier et budgétaire :
L’Assistant du responsable de la facturation veille, en lien avec son responsable, à la cohérence du suivi financier correspondant aux recettes de soins et de prestations hôtelières de manière à ce que l’exercice budgétaire et sa clôture soient assurés de manière fiable, dans les délais. Il s’agit :
- D’assurer une maîtrise et une fiabilité de la facturation pour éviter les contentieux et la répétition des anomalies et erreurs de saisie ou de gestion,
- De mettre en place un suivi des délais de facturation pour que celle-ci soit la plus rapide possible.
- Pour ce faire, l’assistant du responsable de la facturation peut être amené à travailler au sein des groupes de travail
mis en œuvre au CHRU de Lille.


2. L’encadrement des équipes placées sous sa responsabilité :
L’Assistant du responsable de la facturation définit et met en œuvre l’organisation du secteur dont il a la responsabilité. Dans
ce cadre, il assure le management de l’ensemble des personnels de son secteur :
- Pôle des Spécialités Médico Chirurgicales Huriez
- Pool tactique
Gestion du temps de travail des équipes, et notamment :
- Gestion du planning des personnels,
- Saisie dans le logiciel ARCHRONOS des informations prévisionnelles et réelles,
- Centralisation des demandes de congés et absences diverses pour validation.

Evaluation de ses équipes, en lien avec son responsable.
Formation : Relais du responsable de la facturation pour l’établissement du plan de formation (recueil des demandes et inscription aux stages et formations).

3. La gestion et la coordination de dossiers spécifiques :
La production de notes, rapports, comptes rendu et intervention au sein de réunions internes, en lien avec son responsable,
Le suivi des devis pour les patients étrangers et le suivi des dossiers dits « 100% intéressé », en lien avec son responsable,
Il assure l’intérim en cas d’absence du second assistant placé sous l’autorité de son responsable facturation.
Il travaille en étroite collaboration avec second assistant et le responsable facturation

Profil recherché

1. Pré-requis : BAC
2. Expérience dans le domaine de la facturation et du management souhaitée

SAVOIR-FAIRE
Animer, mobiliser et entraîner une équipe,
Fixer des objectifs, analyser les résultats et mettre en place des plans d’actions,
Analyser et expliquer la réglementation à l’équipe,
Traiter les situations conflictuelles,
Elaborer des supports de communication,
Utiliser les logiciels dédiés à l’identification et la facturation : REFERENCE (GAM et/ou GEF-GIP-GML) et/ou SILLAGE,
Utiliser les logiciels dédiés aux outils bureautiques : Excel, Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Connaître l’architecture logicielle relative à la facturation et la transmission des actes.

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS – SAVOIR ETRE
Forte capacité d’adaptation,
Sens développé des relations humaines et aptitude au dialogue,
Tact et discrétion,
Rigueur et méthode,
Gérer ses émotions, son stress,
Sens des responsabilités,
Sens de l’organisation,
Autonomie,
Disponibilité,
Capacité d’analyse et de synthèse,
Force de propositions et prise d’initiatives,
Rigueur et méthode