Vos missions en quelques mots Descriptif de l’emploi : - Catégorie : C - Filière : Administrative - Rattachement hiérarchique : Sous l’autorité directe du Directeur général des services - Temps de travail : Temps Complet - Rémunération : Rémunération statutaire RIFSEEP PRIME ANNUELLE (13ème mois CIA) CNAS Conditions d’exercice : - Travail en bureau - Pics d’activité liés aux élections et à certaines périodes de l’année (scrutins, cérémonies) - Contact fréquent avec le public - Responsable de service - Disponibilité les samedis pour la célébration des mariages Rôle : Au cœur du service public, vous pilotez l'organisation et garantissez le bon fonctionnement du service au quotidien. Vous assurez l’encadrement d’une équipe de deux personnes. Véritable référent, vous assurez également le suivi rigoureux des dossiers tout en veillant à offrir un accueil de qualité aux administrés. • ÉTAT-CIVIL: - Réceptionner des déclarations et établissement des actes d’État-civil - Accueillir et renseigner les administrés sur les services à la population. - Recevoir et instruire les demandes - Rédiger des documents administratifs - Établir les différents actes d’État-civil (naissance, mariages, décès, reconnaissance, certificats de vie, d’hérédité…) - Tenir à jour les différents tableaux d’État-civil (naissance, mariages, pacs, décès) - Mener des auditions de mariage en cas de suspicion - Gérer et mener les rendez-vous de mariage, pacs, baptême civil - Célébrer les mariages et pacs avec l’élu - S’assurer de l’authenticité et de la nécessité de légaliser un document • ACCUEIL/STANDARD: - Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la commune - Accueillir physiquement et téléphoniquement le public avec respect et amabilité - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Prendre et transmettre les messages aux bons services - Réagir avec pertinence aux situations d’urgences - Conserver un devoir de neutralité et d’objectivité face aux situations - Orienter les administrés vers les services compétents • CIMETIÈRE/FUNÉRAIRE: - Veiller à la conformité réglementaire et à la bonne tenue du site - Collaborer avec les services funéraires - Appliquer les tarifs du cimetière - Connaître les procédures relatives aux formalités funéraires • ÉLECTION: - Organiser les scrutins électoraux - Participer à l’encadrement des opérations électorales (bureaux de vote, procès-verbaux, centralisation des résultats) - Gérer la liste électorale - Être en relation avec la préfecture - Assurer le bon déroulement des commissions électorales Profil recherché • Savoirs - Expérience confirmée sur un poste similaire - Maîtrise de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales - Connaissance du Droit de l’état-civil, du Droit Électoral, de la réglementation funéraire - Connaissance des règles de la comptabilité publique applicables aux régies - Animer les entretiens professionnels des agents du service • Savoir-faire : - Maîtrise des procédures administratives, des outils informatiques et logiciels métiers - Management d’équipes - Gestion des situations complexes - Gestion d’un budget • Savoir-être : - Autonomie et sens du travail en équipe - Sens des responsabilités, du service public, discrétion - Qualités rédactionnelles - Rigueur et fiabilité - Gestion du stress - Capacité d’adaptation
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