Description entreprise :
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.
Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :
Soigner
Former
Chercher
Description du poste :
UN POSTE de RESPONSABLE COORDINATRICE SECRETARIATS à temps complet 100% est à pourvoir au sein du Nouvel Hôpital de Voiron en contrat à durée indéterminée et/ou titulaire à compter du 01/01/2026.
CADRE STATUTAIRE :
Filière : administrative
Catégorie : B
Corps : Assistants médico-administratifs
PERIMETRE DE LA FONCTION :
Concerne l'intégralité des secrétariats du NHV (liste non exhaustive) :
Consultations médico-chirurgicales
Consultations du secteur MIG
HDJ polyvalent
UCA
Soins intensifs
Pool de frappe
Pool de téléphonie
HAD
ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE :
Les missions du service des secrétariats médicaux peuvent être amenées à évoluer lors du en fonction des évolutions organisationnelles, des nouveaux logiciels, de nouveau matériel et/ou évolution en matière d'édition et d'envoi de courriers. Les missions de la coordinatrice des secrétariats sont les suivantes :
Coordonner les aides secrétaires et les assistants médico-administratives de l'ensemble du site de Voiron
Veiller au maintien de la dynamique d'équipe
Assurer le dialogue quotidien avec les services de soins
Gérer le temps de travail des agents (plannings prévisionnels, suivi de réalisation des plannings congés, absences, via l'application Clepsydre, remplacement d'agents), en lien avec les congés des praticiens
Animer les réunions d'équipe
Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles
Veiller à une répartition équitable des tâches
Initier, en lien avec sa hiérarchie, le recrutement temporaire ou permanent du personnel
Rédiger et actualiser les profils de poste de l'ensemble des personnels administratifs,
Procéder au recensement des besoins de formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
Accueillir et organiser le tutorat des nouveaux personnels et des stagiaires
Gérer les commandes de consommables et de prestations :
Gérer toutes les demandes d'intervention aux services techniques
Gérer les demandes d'intervention au support informatique
Gérer les habilitations informatiques des médecins et des personnels administratifs
Gérer les habilitations informatiques badges et easily des internes et externes
Tenir et mettre à jour des indicateurs définis par l'encadrement
Faire le lien entre les secrétariats, les services de soin et les équipes médicale sur la gestion de l'organisation des secrétariats (modification horaire, arrivée nouvel agent, fermeture exceptionnelle…)
Recenser les incidents et rédiger les fiches Qualnet
Compétences spécifiques :
Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d'une expérience de plusieurs années ayant la capacité de réactualiser ses compétences.
Savoir :
Qualités rédactionnelles
Terminologie médicale
Droit des patients
Gestion du temps de travail
Gestion des conflits
Gestion du stress
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Savoir-faire :
Maîtrise des logiciels et des applications de gestion (Chronos, Easily, Diane) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
Savoir être :
Qualités relationnelles
Esprit d'équipe et d'initiative : travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
Sens de la communication intra et inter-sites
Sens des responsabilités
Esprit d'analyse et de synthèse
Adaptabilité, souplesse et ponctualité
Discrétion
Maîtrise de soi, patience, écoute, diplomatie avec ses interlocuteurs
Rigueur dans l'organisation du travail
Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
Capacités d'organisation et de méthode
Réactivité
Relations PROFESSIONNELLES :
Liens hiérarchiques :
Directrice déléguée
Cadre supérieur de gestion des pôles
Liens fonctionnels :
Contacts directs et permanents avec les usagers
Relations avec les chefs de service du NHV, les responsables médicaux de pôle, les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé
Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers
Profil recherché :
Conditions d'exercice :
Temps de travail : poste à temps complet
Horaires :
Horaires : cadres
Astreintes / gardes : non
Travail dimanches et jours fériés : non
Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service
En application du principe de continuité du service public hospitalier, l'agent est susceptible d'être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement du plan blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l'exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu'il doit cependant connaitre et maitriser.
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