Adjoint(e) au responsable du pôle accueils qualité

Informations générales Référence BA086ATA-118985 Date limite de candidature 31/12/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie A (cadre) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Communication - Responsable de la communication Type de poste Administratif Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité Description du poste Vos activités principales Pilotage - Encadrement des agents du pôle Accueil sur le site de la Préfecture, de Haussmann et de la Providence ; - Suppléance et intérim du responsable du Pôle Accueils Qualité ; - Suivi des projets du service. Accueil - Gestion des plannings d’activité internes (polyvalence et standard) ; - Suppléance et appui aux agents en cas de conflits avec les usagers ; - Création des supports d’accueil et/ou nouvelles procédures. Qualité - Coordination de la démarche qualité du Ministère de l’Intérieur (QUALI-ATE) : mettre en œuvre les directives ministérielles, obtenir et renouveler le label idoine. - Piloter la démarche Services Publics (SP) sur le périmètre ATE (la préfecture, les sous-préfectures et les DDI) : assurer son déploiement dans chaque structure et son animation au fil de l’eau. - Participation au réseau des référents qualité. Communication interne - Animer la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, du site intranet etc Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Pôle répartit sur deux sites : préfecture et Providence. Contraintes horaires liées aux horaires de l’accueil du public, aux horaires de livraison du courrier et aux besoins du standard. Contrainte liée à la continuité de service nécessitant d’anticiper les absences lors de la conception des plannings internes (polyvalence et standard). Le pôle doit en effet maintenir son offre de service sur le segment accueil au public pendant les horaires d’ouverture (sites Providence et Haussmann) et sur le segment accueil téléphonique, y compris en programmant une astreinte standard soir et week-end. Assurer le lien avec le Pôle Immobilier et Moyens généraux pour signaler toutes pannes intervenant sur le matériel installé dans le hall d’accueil. En tant que contributeur de la démarche qualité, vous mettez activement en œuvre les engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau. La préfecture est engagée dans une démarche d’éco-responsabilité, notamment par le tri des déchets qu’il vous appartient de respecter conformément aux procédures. Descriptif du profil recherché Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et des directions départementales interministérielles, les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire et la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil, ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication. Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent : - à assurer le lien entre les usagers et l’administration ; - à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne) ; - à assurer l’animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP) ; - à assurer l’animation de la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc. Composition et effectifs du bureau - 10 agents : 2 A (dont le présent poste), 2 B et 6 C. Liaisons hiérarchiques - le responsable du pôle Accueils Qualité ; - la directrice du secrétariat général commun et son adjointe. Liaisons fonctionnelles - les directeurs de préfecture ; - la secrétaire générale de préfecture ; - les directeurs des DDI ; - l’ensemble des services de la Préfecture, sous Préfecture, Services déconcentrés et partenaires extérieurs. Temps plein Oui Critères candidat Compétences attendues Connaissances techniques Connaissance de l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir Référentiel Qualité / niveau maîtrise - à acquérir Technique d'audit, d'analyse des processus et des risques / niveau maîtrise - à acquérir Gestion de projet / niveau maîtrise - à acquérir Méthodes, techniques et outils d'évaluation des démarches Qualité / niveau maîtrise - à acquérir Avoir des compétences juridiques / niveau initié - requis Savoir-faire Savoir manager / niveau maîtrise - requis Savoir conduire un projet, une démarche Qualité / niveau maîtrise - à acquérir Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis Savoir rendre compte / niveau maîtrise - requis Savoir animer / niveau maîtrise - requis Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise - à acquérir Savoir-être Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis Etre à l'écoute / niveau maîtrise - requis Etre rigoureux / niveau maîtrise - requis Avoir le sens de la pédagogie / niveau maîtrise - requis Avoir le sens de l'innovation et de la créativité / niveau pratique - requis Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires GROUPE RIFSEEP : 3 Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans Vos perspectives : Ce poste vous permettra, par son périmètre d’action, d’acquérir une connaissance élargie des structures du périmètre ATE et de pouvoir évoluer vers des fonctions d’encadrement supérieures. Pour candidater, veuillez transmettre les éléments suivants : CV LETTRE DE MOTIVATION FORMULAIRE DE MOBILITÉ (obligatoire même pour les contractuels) https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf Qui contacter : Hugues RIFFARD : responsable du pôle Accueils Qualité Valérie COUPEAU: directrice du secrétariat général commun Fondement juridique du recrutement 2° de l'article L332-2 du Code général de la fonction publique Management Oui Localisation du poste Europe, France, Nouvelle-Aquitaine, Vienne (86) Lieu d'affectation POITIERS Lieu d'affectation (sans géolocalisation) POITIERS Date de vacance de l'emploi 01/06/2026 Personne à contacter (mail) hugues.rifffard@vienne.gouv.fr