Employé(e) administratif(tive) (h/f)

L'association pour l'animation des fondations Docteur Gibert a pour but la création et la gestion d'établissements accueillant en Seine-Maritime (76) des enfants et des adultes en situation de handicap physique, sensoriel, mental. Elle repose sur des valeurs humanistes, dans le respect de la dignité humaine des usagers, leurs familles et le personnel, autour de l'aide médicale, éducative ou sociale.
Pour réaliser ces objectifs, elle gère en Seine-Maritime plusieurs établissements installés sur différents sites.
Sous la responsabilité du/de la Directeur(trice) Général(e) et/ou Responsables de services, le (la) employé(e) administratif (tive) a pour missions principales d'assurer la gestion administrative, le suivi des dossiers, l'accueil téléphonique et physique, ainsi que le soutien logistique des équipes éducatives et de direction, afin de garantir le bon fonctionnement de l'établissement et le respect des obligations légales, réglementaires et internes
Employé(e) administratif(tive) idéalement diplômé(e) BAC+2 ou niveau Bac avec expérience.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de pôle, l'assistant(e) de gestion assure des missions de secrétariat et de la préparation de l'enregistrement et du suivi de tâches comptables :
SECRETARIAT ET ACCUEIL
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers, visiteurs et partenaires.
Réceptionner, filtrer et orienter les appels et messages
* Fournir des informations de premier niveau ou orienter vers l'interlocuteur compétent.
* Saisir, mettre à jour et archiver les données administratives et dossiers.
* Gérer la réception, l'enregistrement, le tri et la diffusion du courrier entrant et sortant.
* Classer et archiver les documents physiques et numériques conformément aux procédures.
* Ouverture et fermeture quotidienne du secrétariat.
* Gestion des consultations spécialisées.
ORGANISATION ET SUIVI
* Planifier et organiser des réunions, rendez-vous et déplacements.
* Préparer les supports de réunion (ordre du jour, documents, présentations).
* Assurer le suivi et la mise à jour des plannings.
GESTION DOCUMENTAIRE ET BUREAUTIQUE
* Tenir à jour les bases de données, fichiers, registres et agendas électroniques.
* Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les logiciels internes.
* Assurer la mise en page et la diffusion de documents internes ou externes
Les savoir-faire :
* Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels usuels de tableurs et traitement de texte
Les savoir-être :
* Autonomie, sens de l'organisation, discrétion, capacité à identifier et gérer les priorités et capacité à rendre compte
* Sens du service et intérêt pour la fonction d'accueil
* Qualités relationnelles et goût du travail d'équipe
* Aisance verbale, capacité à favoriser le dialogue et l'expression de la demande,
* Rigueur et respect des procédures internes dans l'accomplissement des missions
Profil : BAC+2, expérience dans le médico-social serait un plus, connaissance Pack office 365.
Poste basé au Havre
* Mutuelle
* Repas (2,91 €)
* Une mission porteuse de sens au service de l'Ouverture, Solidarité, Engagement, Respect et Confiance (O.S.E.R la CONFIANCE)
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Formation:
* Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Lieu du poste : En présentiel