Assistante administrative cvc - 77 h/f

Missions principales Organisation, Support Dirigeant et Travaux - Gérer l'agenda et l'emploi du temps du dirigeant (RDV, courriers, e-mails, congés). - Réceptionner et filtrer les appels (clients, fournisseurs, conducteurs de travaux). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du dirigeant et des chargés d'affaires (rapports, documentation technique, supports de réunion). - Assurer le suivi administratif des chantiers : préparation des dossiers de démarrage, classement des pièces techniques et administratives. - Organiser la logistique (réunions de chantier, déplacements, séminaires, conférences). Gestion, Suivi et Documentation Opérationnelle - Réceptionner, trier et dispatcher le courrier et les flux d'informations liés aux chantiers. - Assister aux réunions (internes ou clients) et en rédiger les comptes rendus. - Organiser l'archivage des documents : contrats, plans, devis et dossiers de fin de chantier (type DOE). - Gérer et actualiser la documentation réglementaire (normes CVC, habilitations, qualifications de l'entreprise). - Suivre les indicateurs d'activité : mise à jour des tableaux de bord de suivi de travaux et reporting des heures. - Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables techniques ; vérifier la conformité des livraisons par rapport aux besoins des chantiers. - Support à l'administration des ventes et achats : saisie des commandes, facturation clients (situations de travaux), et vérification des factures fournisseurs. Communication - Rédiger des supports de communication (notes internes, correspondances clients, rapports d'activité). - Structurer la transmission des informations entre le bureau, les équipes de terrain (techniciens/monteurs) et les partenaires externes (sous-traitants, bureaux de contrôle). Activités éventuelles - Suivre les procédures d'appels d'offres : aide à la constitution des dossiers de candidature et de l'offre technique. - Gestion administrative du personnel : suivi des pointages, visites médicales et formations spécifiques au bâtiment. - Suivi financier des dossiers : relance clients, préparation des budgets d'affaires et participation aux négociations fournisseurs. - Gestion des dossiers de sous-traitance : collecte des pièces administratives obligatoires et suivi des contrats.