Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint du patrimoine
Adjoint du patrimoine principal de 2ème classe
Adjoint du patrimoine principal de 1ère classe
Assistant de conservation
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Le musée de la Ville d’Apt est géré par une petite équipe composée d’une régisseuse des collections, d’une chargée des publics responsable de la médiation et de deux agents d’accueil polyvalents, pilotée par une Directrice.
La direction du musée implique de concilier des missions stratégiques, administratives et financières, partenariales, dans un contexte où les attentes du public et des institutions culturelles évoluent.
Face à ses nombreuses obligations pour assurer le bon fonctionnement du musée, la Directrice est submergée par des tâches chronophages au détriment de son rôle de développement et de rayonnement de son établissement.
Ainsi, la fonction d’un(e) assistant(e) de direction est essentielle pour permettre à la Directrice de se recentrer sur les enjeux essentiels tout en garantissant une gestion fluide et professionnelle de la structure. Missions / conditions d'exercice Si vous avez du goût pour la culture, un intérêt pour les métiers du patrimoine et une bonne culture historique et artistique, vous pouvez postuler pour ce poste d’assistant(e) chargé(e) d’accompagner la directrice du service patrimoine et musée dans la gestion administrative quotidienne de son activité, et de veiller à coordonner et assurer le suivi de l’ensemble de ses activités afin de la seconder.
Au-delà de ces missions de secrétariat de direction, le poste comporte la gestion comptable du service et le traitement de certains dossiers spécifiques.
Dans le cadre d’un roulement planifié à l’avance, vous assurerez l’accueil du musée en cas d’absence des agents d’accueils principaux. Il vous sera également demandé de participer à certaines manifestations évènementielles.
Vos missions principales non exhaustives portent sur les domaines suivants :
•Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions de la directrice (documentation, rapports, demandes de subventions…).
•Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences…).
•Rédiger divers documents, mettre en forme des outils de suivi et organiser l’archivage des dossiers.
•Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
•Participer au montage des expositions et au chantier des collections.
•Assurer la communication sur les réseaux sociaux.
•Traiter la comptabilité du service (rédaction des bons de commande, gestion des factures, archivage…). Profils recherchés Détenir un diplôme en histoire, histoire de l'art, métiers du patrimoine
Permis de conduire

Compétences techniques requises :
>Maîtriser parfaitement les outils bureautiques
>Rédiger avec facilité, rapidité et clarté des documents administratifs et techniques (excellent niveau en orthographe)
>Avoir une bonne culture web et une connaissance avancée des réseaux sociaux et de leurs outils
>Être en capacité de mémoriser les connaissances nouvelles et d’appliquer les procédures en vigueur

Qualités personnelles indispensables :
>Être multitâches
>Savoir structurer et organiser son travail, prioriser les activités et rechercher l’efficacité
>Capacité à faire des propositions pour améliorer l’organisation quotidienne
>Avoir une grande aisance relationnelle et maîtriser la communication (ton et langage appropriés)
>Avoir l’envie et la motivation de se former régulièrement au minimum une fois par an pour développer et conforter les compétences et connaissances indispensables au poste