Gestionnaire des stages

À propos de nous L’Institut national des sciences appliquées Centre Val de Loire est un établissement public à caractère scientifique culturel et professionnel situé sur deux campus, Bourges et Blois. Il délivre le titre d’ingénieur, d’ingénieur par apprentissage, le diplôme d’Etat de paysagiste et le doctorat. Mission Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l’utilisation et l’optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l’alternance. Le poste est rattaché au service des partenariats. Gestion des stages ingénieurs GSI - Assurer la gestion administrative des stages : gérer les conventions de stage, procéder à la validation des sujets auprès des enseignants, gérer les fiches d’évaluation et les attestations de fin de stage - Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur - Gérer le calendrier des périodes de stage - Saisir et mettre à jour la base de données des stages - Organiser les soutenances de stages - Préparer les documents nécessaires pour les jurys - Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages - Informer les étudiants sur l’ensemble du process - Actualiser les supports liés à la gestion des stages pour l’ensemble des stages ingénieurs (MRI, STI, GSI) Gestion du logiciel Arexis - Assurer le déploiement et le suivi de l’outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main, - Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer les adaptations nécessaires - Gérer le paramétrage du logiciel en fonction des règles pédagogiques et réglementaires (types de stages, conventions, validations, calendriers) - Tester les paramétrages et assurer leur fiabilité - Créer et maintenir les profils utilisateurs et les droits d’accès - Etre l’interface avec le prestataire: recenser les questionnements, formaliser les besoins, gérer les réunions avec le prestataire, mettre en œuvre les évolutions du logiciel - Assurer l’assistance aux utilisateurs (étudiants, enseignants, services administratifs) - Participer aux évolutions du logiciel et à l’amélioration des processus Missions transverses - Gestion des achats du campus de Blois: saisie sur GFC - Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements Profil Connaissances - Culture internet - Environnement et réseaux professionnels Savoir-faire opérationnels - Capacités relationnelles: accueil des étudiants, relations avec les entreprises, relations avec les enseignants - Sens de l’organisation: enregistrement et classement des documents - Capacités rédactionnelles - Compétences techniques: utilisation des logiciels spécifiques à l'activité, maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, capacité à réaliser des paramétrages fonctionnels, capacité à tester et valider des paramétrages - Capacité à analyser les besoins des utilisateurs (étudiants, enseignants, services) - Savoir rendre compte - Travailler en équipe Savoir-être - Posture professionnelle adaptée - Réactivité - Capacité à faire preuve d'initiative - Capacité à travailler dans l'urgence (priorités) et à respecter les délais