Assistant·e administratif·ve - chargé·e d'opérations (saint avertin)

Assistant·e administratif·ve - Chargé·e d'opérations (Saint Avertin)

Nous recherchons pour notre agence de Saint-Avertin notre futur Assistant Administratif afin de garantir le bon déroulement de la vie du centre. Votre directeur d'agence Thierry, vous confiera les missions suivantes :

1. Gérer la vie de l'agence et s'assurer du bon déroulement des actions de formation : accueil physique et téléphonique des apprenants, formateurs, infrastructures, ressources matérielles
2. Pointer l'état des absences sur les sessions de formation : prévenir les Conseillers en Formation des absences
Rechercher les formateurs :
3. Sélection des profils intéressants
4. Prise de contact téléphonique et prise de rendez-vous pour validation des compétences et négociation des tarifs
5. Validation des besoins en matériel : collaboration en binôme avec Technicien Installateur de salle
Gérer les activités administratives préformation :
6. collecte de bons de commandes / accords de prise en charge, spécificités clients et organismes financeurs…
7. déversement des documents dans notre outil de gestion BC
Gérer et optimiser le planning :
8. Optimisation des sessions et vérification de leur viabilité
9. Validation des formateurs planifiés en semaine S+1
10. Gestion des options posées
11. Vérification du planning des salles pour les formations avec le Technicien Installateur de salle ou demande de location de salles pour clients externe
12. Réservation des salles de formation à l'extérieur si nécessaire et négociation des tarifs
Gérer les tâches administratives post-formation :
13. Récupération et numérisation des dossiers auprès des formateurs
14. Vérification des marges sessions
15. Contrôle des coûts chaque fin de mois : imputation des frais formateurs, formateurs, supports, repas, calcul des frais de déplacements
16. Réception et contrôle des factures fournisseurs (sous-traitants et autres)
17. A l'issue des formations : réception des dossiers, contrôle des évaluations de formation et compte-rendu formateur
18. Préparer le dossier formateur
Contacter les formateurs internes/externes :
19. Proposition de dates
20. Mise en accord sur un support pour la formation
21. Commande des supports de cours
22. Gestion des déplacements
Autres tâches administratives :
23. Gestion du parc auto
24. Evénements organisés par le Directeur d'Agence ou Conseiller en Formation (salons, réunions d'information collective, forums…) : réservation des salles

Profil recherché

De formation supérieure Bac +2 (de type BTS NDRC/Assistant manager), vous disposez d'une expérience réussie sur un poste d'assistant administratif, chargé d'opérations ou de gestion de minimum 1 an.

Vous êtes reconnu pour votre organisation à toute épreuve, votre réactivité et vos capacités relationnelles et rédactionnelles.

Vous maitrisez le Pack Office et les logiciels informatiques (la connaissance d'un logiciel de gestion serait appréciée pour le poste).

Vous êtes rigoureux, tenace et à l'aise au téléphone pour écouter les besoins de vos formateurs.

Durée Hebdomadaire de Travail : 35 heures en temps complet

Type d'emploi : CDI

Lieu de travail : Saint Avertin

Avantages
25. Mutuelle
26. Carte restaurant Swile à hauteur de 9€ par jour
27. Remboursement des transports à hauteur de 50%
28. Accès illimité à notre catalogue de formation
29. 1 jour de télétravail par semaine après période d'essai