À propos de nous
Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Mission
Dans le cadre d’une refonte globale de notre gestion de l'information, nous recherchons un Chargé de mission projet GED H/F pour orchestrer notre transition documentaire de A à Z, du diagnostic initial jusqu'à l'accompagnement au changement.
Votre mission consiste à concevoir, déployer et pérenniser notre nouvelle démarche de Gestion Électronique des Documents (GED).
Vos missions principales :
Diagnostic initial & cadrage
* Analyser les usages : identifier les équipes utilisatrices et cartographier les flux documentaires (qui produit quoi, pour quel usage, à quelle fréquence ?)
* Audit de l'existant : analyser notre environnement SharePoint actuel (arborescences, volumétrie, doublons, fichiers obsolètes ou corrompus)
* Analyser les contraintes : évaluer les limites techniques, organisationnelles et métiers (traçabilité, gestion des versions, plans)
* Définir les besoins : structurer les typologies documentaires (Études, Plans, Maintenance, Administratif) et définir le cycle de vie des documents (confidentialité, conservation, versioning)
Conception de l'architecture documentaire
* Plan de classement : bâtir une arborescence cible simple, logique et limitée en profondeur (max 3-4 niveaux), structurée autour des Projets, Référentiels et fonctions Supports
* Modéliser les Métadonnées : structurer les métadonnées indispensables sous SharePoint (Type, Projet, Statut, Version, Date)
* Charte de nommage : définir et standardiser les règles de nommage strictes
* Matrice des droits : paramétrer les accès de sécurité par rôles et non par individus (Lecture, Modification, Administration)
Migration, déploiement & pérennisation
* Nettoyage & Migration : piloter le tri (utiles vs doublons), la correction des formats et la bascule vers la nouvelle arborescence
* Mise en œuvre : paramétrer l'environnement cible, intégrer les modèles et mener les phases de recette (tests utilisateurs, recherche documentaire)
* Accompagnement au changement : rédiger la documentation (guides utilisateurs, chartes)
Livrables attendus sous votre responsabilité
* Rapport de diagnostic GED & cartographie des flux
* Plan de classement validé et dictionnaire des métadonnées
* Charte de nommage officielle
* Matrice des rôles et droits d’accès
* Stratégie et plan de migration des données
* Kit de formation & Guide utilisateur
Profil
Vous avez suivi une formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en gestion de l'information, gestion de projet SI ou équivalent.
Vous justifiez d'une expérience significative (3 à 5 ans minimum) dans la mise en place de démarches GED.
* Expertise Technique :
o Maîtrise approfondie de l’écosystème SharePoint / Microsoft 365
o Excellente maîtrise des concepts de cycle de vie documentaire, plans de classement et indexation par métadonnées
o La connaissance de la GED Mezzoteam sera appréciée
* Qualités humaines :
o Esprit d'analyse et de synthèse : Capacité à appréhender des processus métiers complexes (techniques, administratifs, maintenance)
o Pédagogie et sens du relationnel : Vous êtes reconnu(e) pour votre diplomatie et votre capacité à accompagner le changement auprès d'utilisateurs variés
o Rigueur et organisation : Capacité à gérer un projet de sa phase d'audit jusqu'au livrable final
* Pourquoi nous rejoindre ?
o Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation, prime d’intéressement, tickets restaurant 10,40€, frais de transport [remboursement à hauteur de 75%, CSE,
o Intégrer des équipes dynamiques et bienveillantes : l’humain au centre de nos valeurs,
o Bénéficier d'une intégration encadrée et suivie,
o Evoluer sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec, école interne de formation (O’METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d’élite (Casques d’Or),
o Une politique RH, autour d’une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap,
o Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.
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