Assurer l’accueil et le secrétariat du service, assumer la mission de référent « qualité » du service et de correspondant « archives », assurer la gestion administrative des aides individuelles supplémentaires, assurer l’instruction des dossiers de demande de subventions. Activités Réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages, secrétariat de la cellule de recueil d’informations préoccupantes pour personnes vulnérables (CIPPAV), suivi de la messagerie « bientraitance », rédaction et dactylographie, gestion du courrier du service départ et arrivé (enregistrement et suivi des réponses) et suivi des parapheurs internes, organisation des agendas et prise de rendez-vous, suivi des plannings et saisie/vérification des absences des agents du service (congés, RTT, etc.), gestion des déplacements du chef de service (réservations, état de frais, etc.), préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez-vous, etc.), classement et archivage des documents, gestion des fournitures du service, création et mise à jour de divers tableaux de suivi, mise en œuvre, en tant que titulaire, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité (gestion du tableau de suivi des messages téléphoniques et des demandes de rendez-vous, gestion des statistiques mensuelles, etc.), gestion des rapports session Assemblée départementale / Commission permanente (centralisation et saisie des projets de rapports, délibérations etc.), instruction des demandes d’aides individuelles supplémentaires, instruction des dossiers de demande de subventions des organismes PA/PH, suivi des relations avec la direction des solidarités, l’agence régionale de santé (ARS) et l’ensemble des partenaires, Environnement de travail Relations et contacts avec les partenaires (directeurs d’établissements et de services sociaux et médico-sociaux, ARS, etc.), les élus, les autres services de la collectivité, le Cabinet du Président Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie interne, connaître les logiciels GED, Solis, Sedit, faire preuve de capacités rédactionnelles et organisationnelles, disposer de réelles qualités relationnelles : communication aisée avec tout type d’interlocuteur, gestion des tensions interpersonnelles être en capacité de rendre compte, d’informer, de proposer et de prendre des initiatives dans le respect des consignes, faire preuve de rigueur et de discrétion, connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements. Rémunération Remuneration à partir de 1759 euros nets mensuels titres restaurant Observations complémentaires Rattachement hiérarchique Le chef du service vieillesse-handicap. Nature du poste Remplacement à temps complet. Résidence administrative : Digne-les-Bains. Contexte d’exercice Disponibilité. DÉFINITION Le/la secrétaire médicale accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission, ) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations, ) du service. PRÉSENTATION DU SERVICE PÔLE PERSONNES ÂGÉES HANDICAP : UNITE MAS SOLEIL ÂME UNITE FAM Les 4 Saisons UNITE CHABRE UNITE BUËCH Composition : 20 lits 1 place accueil de jour 20 lits 50 lits EHPAD 15 lits de Gérontopsychiatrie 25 lits EHPAD 25 lits USLD L’unité de gérontopsychiatrie du Chabre accueille en hospitalisation libre des personnes âgées de plus de 65 ans, pour des séjours courts d’une durée moyenne de séjour (DMS) de 30 jours, pour des pathologies telles que : Morbidité psychiatrique ancienne ou récente Dépression Troubles psychiatriques Troubles psycho-comportementaux État Confusionnel aigu (ECA) Le service accueille des personnes âgées fragiles, dépendantes, nécessitant des soins complexes et une relation soignant-soigné de qualité. Possibilités de remplacement ponctuel sur les EHPAD et l’USLD.
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