* Gérer l’accueil des personnes physiques ou au téléphone accueillir et réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques entrants
* Traiter des tâches administratives de gestion courante : gestion du courrier, reprographie, tenue à jour, classement, documentation, archivage, gestion de la facturation, gestion et contrôle de la caisse
* Assurer la saisie et/ou la mise en forme de données ou d’écrits
* Gérer la boîte mail du service, transmettre aux professionnels concernés, classer et archiver
* Assurer l’ensemble des tâches administratives relatives à la gestion du dossier de l’usager (saisie des données relative à l’usager, création, classement, mise à jour et archivage,)
* Suivi des encaissements et participation des usagers
* Suivi et inventaire des stocks de mobilier
* Etablissements et suivi des devis liés à l’activité et au fonctionnement du service
* Suivi de l’entretien des véhicules
* Saisie et contrôle de la caisse
* Préparation des Eléments Variables de payes et les demandes RH du service en lien avec le service RH
* Suivi des demandes de travaux en lien avec le Service de Gestion Immobilière
Compétences et formations
* Savoir-faire (techniques)Maîtriser le pack officeSavoir hiérarchiser et classer des documentsSavoir communiquer rapidement et efficacementSavoir-faire preuve de discrétion professionnelle, garantir la confidentialité des informations
ð Savoir-être / Compétences relationnelles
* Rigueur et sens de l’organisation (réactivité)
* Sens de l’accueil et du contact
* Respect de la confidentialité des données et des informations
* Sens de l’engagement (loyauté) et respect
* Faire preuve de discrétion
* Esprit d’équipe (capacité à travailler en équipe)
* Incarner et promouvoir les valeurs de la structure
Diplôme / Expérience
* Niveau Bac Pro
* 2 ans d’expérience dans le métier du secrétariat
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