La mission consiste à:
Veille médiatique: transmission périodique d'une revue de presse enrichie de synthèses et de visuels adaptés aux besoins des managers.
Consolidation des supports de réunion: collecte, mise en forme et diffusion des présentations (départementales, town-hall, comités) en veillant à la cohérence graphique et à la clarté du message.
Gestion des abonnements sectoriels: administration des revues spécialisées et partage des résumés pertinents auprès des collaborateurs concernés.
Correspondance officielle: envoi de courriers recommandés avec accusé de réception aux investisseurs pour les convocations d'AG, accompagnés des plaquettes de présentation résumant les points clés à l'ordre du jour.
Numérisation et archivage transfrontalier: numérisation des courriers postaux reçus pour le périmètre Pologne, transmission électronique aux équipes de Varsovie, puis archivage physique à Paris, avec diffusion des versions numérisées aux interlocuteurs concernés.
Coordination des déplacements: organisation et réservation de voyages, d'hôtels, de taxis et de salles de réunion/déjeuners club, en veillant à la bonne diffusion des informations logistiques aux participants.
Planification des rencontres: prise de rendez-vous internes (meetings, directions) et externes (clients, partenaires), en assurant la diffusion des agendas et des supports de réunion préalablement préparés.
Profil candidat:
Gestion des frais professionnels: contrôle rigoureux des notes de frais et transmission claire des justificatifs aux équipes comptables.
Approvisionnement et logistique: suivi des commandes de fournitures de bureau, de la carte restaurant pour les invités et de l'accès au coffre-fort, avec communication transparente des inventaires et des disponibilités.
Support IT & Imex: réception et transmission des demandes d'intervention, communication du statut d'avancement aux demandeurs.
Inscription et suivi d'évènements externes: gestion des inscriptions à des conférences, séminaires et formations, puis diffusion des programmes et des supports de présentation aux participants.
Mise à jour des bases de diffusion: suivi et actualisation des listes de distribution, garantissant la bonne réception des newsletters et des communications ciblées.
Gestion des livraisons express: commande de coursiers via le logiciel Novea (unique accès au sein du département) et communication des informations de suivi aux destinataires.
Suivi des incidents de transport: veille sur les impacts des grèves ou problèmes de mobilité, diffusion en temps réel des solutions alternatives et mise à jour des plannings de déplacement.
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