Gestionnaire courrier et chargé(e) d'accueil

En qualité de gestionnaire courrier et chargé(e) d'accueil, vous aurez 3 principales missions qui sont les suivantes :

GESTION DU COURRIER: Assurer le traitement du courrier arrivé (ouverture, tri, diffusion dans les services…) à la DDT.


ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUEÀ LA DDT

- Accueillir, renseigner, accompagner les usagers ainsi que les entreprises amenées à intervenir dans les locaux avec courtoisie via les différents canaux de contact (standard téléphonique, accueil physique, courriers, courriels et internet) afin de les orienter vers le service compétent, parfois vers d’autres administrations


- Initialiser et encoder les cartes d’accès des agents aux sites de la DDT (Chalons-en-Champagne et Reims)

LOGISTIQUE:

- Assurer la réception des commandes pour la DDT: il est le point de contact avec le livreur et assurer le service fait (vérification du matériel qui doit être livré dans la zone concernée + lien avec l’agent de la DDT à l’origine de la commande)

- Assurer le suivi des stocks d’EPI (gel hydroalcoolique, spray désinfectant, papier essuie-tout, ...) et assurer la distribution et l’approvisionnement suivant les consignes fournies par le SIRT.

- Apporter son aide de 1er niveau à la gestion du parc auto sur site de la DDT (problème de réservation sur O’DRIVE, problème logiciel GIR, bloquer les véhicules sur signalement problème technique) et rendre compte au gestionnaire du parc automobile.

- Signaler sans délai au SIRT et au SIDSIC tout dysfonctionnement matériel (panne électrique, photocopieurs, téléphonique, ascenseur ...)

- Signaler tout problème de manquement concernant les prestations de ménage (absences, prestations mal ou non exécutées) à la cellule achat du SIRT qui a en charge le suivi des prestations de ménage dans le cadre des marchés publics.

- Assurer le suivi des clés d’accès aux bâtiments et salles de réunion.

Emploi(s) type :

* Gestionnaire courrier (ADM003A)
* Chargé(e) d’accueil et d’information (USA002A)