Mission :
Assistant d'accueil et de secrétariat H/F au sein du service Dossier Social Etudiant (DSE).
Activités propres :
- Accueil du public en présentiel et téléphonique pour répondre aux interrogations des étudiants sur l'instruction des dossiers de bourse en conformité avec la circulaire
- Suivi des constitutions de dossiers sur « mes services étudiants » et aide apportée à l'étudiant (connexion, constitution du dossier, mot de passe, adresse mail, état civil, INE.)
- Traitement des mails Mes Services Etudiant en période d'afflux de demandes.
- Enregistrement, distribution ou traitement puis archivage du courrier arrivé.
- Envoi au Rectorat des ordres de reversement et des annulations (avec numérisation préalable des annulations dans les dossiers)
- Enregistrement et envoi des réponses aux recours
- Gestion à l'accueil des demandes de remboursements CVEC
- Actualisation de l'affichage de l'accueil
- Gestion des fournitures
Activités spécifiques :
Traitement des réimputations liées aux incidents bancaires
Traitement des mobilités bancaires transmises par l'agence comptable du CROUS
Savoir-faire :
- Maitrise du logiciel AGLAE, de la messagerie électronique et du site messervicesetudiant.gouv.fr et gestion des mails
- Bonne connaissance des circulaires en vigueur, sens du service public, rigueur et organisation
- Maitrise de soi en cas d'affluence ou de conflits ou de gestion de dossier plus complexe
- Sens du relationnel
- Esprit d'équipe
- Confidentialité des informations
- Maitrise de l'organisation des cursus de l'enseignement supérieur,
- Connaissance de l'organisation des différentes aides sociales aux étudiants, des règles du logement CROUS et maitrise des processus d'alerte du service social
Savoir-être :
- Réactivité et adaptation,
- Objectivité et neutralité,
- Rigueur et discrétion dans le suivi des procédures.
Occupe un des 2 postes d'agent d'accueil des étudiants au service des bourses aux horaires suivants : 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h du lundi au jeudi et vendredi de 9h à 16h
Experience: Débutant accepté
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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