Le·la Chargé·e administratif·ve et financier·e sera en charge de :
En lien avec le Pôle Opérations :
* Avoir une connaissance fine des programmes/projets et de l’ensemble des conventions pour assurer le suivi budgétaire / programme
* Réalisation des Template de suivi budgétaire et de process admin
* Appui à la réalisation des suivis budgétaires – arbitrages et fléchage des dépenses sur les bons financeurs en lien avec les équipes opérationnelles
* Mise à jour des suivis budgétaires – état des dépenses
* Adaptation des process en fonction des enjeux/besoins/contraintes opérationnels
* Rédaction de notes sur les dépenses éligibles par financeur ou sur les process
* Appui à la comptabilité, lien avec le comptable
En lien avec le Pôle Développement :
* Suivi des convention & versements
* Rédaction de notes sur des sujets admin fin (sujets TVA par exemple)
* Suivi budgétaire – état des recettes et des financements manquants
* Réalisation des contrats/conventions et suivi de la facturation – financeurs et clients
* Participation aux reportings et bilans (FSE, bailleurs publics et privés)
* Réalisation des budgets pour les réponses aux AAP ou pour les prestations de service Lead sur la coordination des Contrôles de Services Faits des principaux bailleurs, notamment FSE
De manière transverse, suivi budgétaire, contrôle de gestion, trésorerie et relations clients :
* Mettre à jour, optimiser l'outil d’analyse et de pilotage budgétaire France et Balkans aidant à la prise de décision
* Suivi et mise à jour de la comptabilité (sujet de l’isolement de la compta France, fiscalisée et non fiscalisée) en appui avec les comptables
* Construction du budget prévisionnel annuel et des révisions budgétaires trimestriels pour les 2 entités
* Appui à la réalisation de la clôture budgétaire des 2 entités
* Veiller à l’équilibre de la trésorerie des projets.
En lien avec les activités du siège et sous la responsabilité de la DAF vous assurerez le suivi administratif et financier des projets gérés au niveau du siège :
* Mettre à jour régulièrement les suivis budgétaires en cohérence avec la comptabilité et les exigences contractuelles des bailleurs
* Alerter les personnes concernées concernant des éventuelles anomalies.
* Contrôler les opérations comptables et notamment les affectations analytiques.
* Contrôler et archiver les pièces justificatives
* Mettre à jour les informations sur la plateforme du bailleur selon les obligations contractuelles
* Participer à la production des rapports financiers
* Garantir le respect des échéances bailleurs en termes de reporting financier
* Participer à la coordination et à la gestion des audits
* Participer à l’élaboration des dossiers administratifs et notamment des dossiers de subventions
* Être en support au DAF sur des dossiers transverses
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