La Maison départementale des personnes handicapées recrute un (e) secrétaire de direction chargé (e) des missions suivantes :
1- Secrétariat :
- Assurer l'accueil téléphonique de la direction ;
- Gestion du courrier (rédaction, classement, archivage) :
- Rédaction simple, mise en forme et suivi de courriers ;
- Prise note et compte-rendu de réunion ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers de la direction ;
- Organisation des réunions de service, ordres du jour, invitations, documents préparatoires à la réunion .
2 - Gestion de la chronotique (temps de travail) des agents du Secrétariat Général et des cadres de la direction ;
3- Commandes de fournitures, réservation de salles, préparation logistique et matérielle ;
4- Gestion du parc automobile : gestion fonctionnelle des 5 véhicules ( gestion du tableau de réservation des véhicules, remise des clés, vérification de l'habilitation à utiliser les véhicules; gestion technique : gestion des pannes et accidents, gestion de l'entretien des véhicules (contrôle technique et révision en relation avec le parc auto du CD13) et gestion des cartes essences.
Missions complémentaires
1- Polyvalence avec les autres secrétariats de Direction
2 - Appui administratif auprès des Directeurs Adjoints
Experience: 24 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Organiser, coordonner un événement
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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