Assistant(e) des activités médicales (h/f)

Environnement du poste
La supervision et l'encadrement des activités de prélèvement et de greffe d'organe et de tissu est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l'Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d'Objectifs et de Performance (COP) de l'Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.
Le service régional Grand Ouest, service essentiel de l'Agence qui relève de la direction opérationnelle du prélèvement et de la greffe (DPGOT), contribue à l'élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d'organe et de tissu et en assure la mise en œuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional.
Il assure une activité de régulation H24.

I - Gestion du secrétariat du manager responsable de l'équipe, en collaboration avec les autres assistantes du service

II - Gestion des activités administratives du service en collaboration avec les autres assistantes du service :
- Gestion de la réception des mails
- Organisation des réunions institutionnelles (ARS, directions hospitalières)
- Organisation des réunions du service
- Organisation de la réunion des CHPOT
- Participation aux différents pôles constituant le service régional avec les autres membres de l'équipe

III - Prise en charge au sein du Secrétariat Régional de la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane :
- Suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal et sur les espaces dédiés
- Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal
- Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier PMOT
- Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats

IV - Gestion des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons :
- Traitement des résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation via l'application Cristal Green, avec envoi aux équipes de greffe
- Saisie des EI via l'outil Cristal Green en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe

V - Prise en charge du secrétariat d'un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin cadre infirmier animateur de réseau :
- Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels
- Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement
- Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d'accès au portail de l'Agence de la biomédecine
- Assurer le suivi et l'archivage documentaire du réseau
- Possibilité que ce soit un réseau hors Grand Ouest avec participation à des réunions en région (déplacement)

VI - Gestion des plannings d'astreintes de régulation pour les CIAR et Médecin DPGOT de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants

VII - Participation à des groupes de travail, dont le GT Secrétariat

Spécificités et contraintes du poste
- Respect de la confidentialité en raison de la gestion de données médicales sensibles (donneurs décédés, patients greffés)
- Respect de l'anonymat des dossiers
- Horaires à organiser au sein du secrétariat

Formation supérieure type BTS assistanat médical.
-Expérience souhaitée dans le domaine médical.
-Maîtrise des outils informatiques standards.
- Connaissance du secteur public hospitalier appréciée.

Aptitudes :
-Connaissance de la terminologie médicale
-Gestion des priorités et maîtrise des échéances
-Qualités relationnelles, travail en équipe
-Qualités organisationnelles : rigueur et sens de l'organisation
-Respect du secret médical