Assistant de cabinet

Ajouté le 13/11/2020 Valable jusqu'au 14/12/2020 Référence de l'offre O007201100157828 Assistant de cabinet Emploi permanent - vacance d'emploi Rédacteur Cabinet du Président 35 h 00 DOM DE LA LOMBARDIERE
07430 DAVEZIEUX Lien vers l'offre d'emploi

CONTEXTE DU POSTE :
Le Cabinet accompagne le Maire-Président et les Élu(e)s dans leur action politique et l'exercice quotidien de leurs
mandats électifs. Ce service est un acteur clef des liens entre les élus, la population, les services et les partenaires
de la collectivité. Il est placé sous l'autorité de la Directrice de cabinet. Le service, mutualisé, compte cinq agents.

FINALITÉ DU POSTE :
Vous prenez en charge les aspects administratifs et logistiques de l'activité du Maire-Président et
l'accompagnement de l'équipe des élus municipaux et communautaires.
Vous assurez une fonction de coordination de l'information entre les différentes directions et services et vous vous
assurez que les élus disposent des informations nécessaires sur les dossiers en cours.
Vous êtes amené(e) à effectuer l'instruction technique de certains dossiers, à la demande de la Directrice de
Cabinet


Descriptif du poste

Soutien logistique et administratif de l'activité du Maire-Président :
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et
électroniques en discernant les urgences et les priorités.
Assurer de manière rigoureuse la prise de rendez-vous dans
l'agenda du Maire-Président.
Assurer le suivi du calendrier des réunions des élus et de leurs
astreintes pour les élus annonéens.
Gérer les déplacements des élus.
Assurer le suivi des opérations comptables du service.
Appuyer l'agent en charge du Protocole dans l'organisation des
cérémonies officielles et des réceptions.
Appuyer l'agent en charge du Protocole dans la gestion du fichier
des " personnalités " et l'ensemble des contacts de l'équipe
municipale.
Prendre en charge les demandes administratives du Cabinet.

Coordination du circuit d'information :
Vérifier et suivre les parafeurs à la signature du maire-Président et
les transmettre aux services
Assurer les diffusions des courriers signalés par le chef de cabinet,
leur flux vers les services et leur archivage.
Envoyer les invitations et les comptes rendus des instances
municipales et communautaires non délibératives (bureau des
maires, bureau de majorité...)
S'assurer de la bonne transmission des informations demandés
par les élus et les membres du Cabinet aux directions et aux
services

Instruction technique :
Rédiger des rapports
Rédiger des courriers pouvant comporter des dimensions
techniques ou juridiques
Rédiger des arrêtés.


Profil recherché

Maîtrise des outils informatiques
Capacité à mettre en place des outils et méthodes de travail
Connaissance du fonctionnement administratif et réglementaire d'une communauté
d'agglomération (conseil, délégations de fonctions, rôles des élus...) et d'une mairie
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Orthographe, syntaxe
Rigueur, autonomie et réactivité
Forte adaptabilité
Travail en équipe, sens de la transmission
Discrétion professionnelle
Disponibilité
Polyvalence
Sens du contact et des relations, diplomatie, notamment avec les élus, courtoisie et
maîtrise de soi

#J-18808-Ljbffr