Description
Dans le cadre d'une création de poste, vous serez un véritable soutien au Directeur d'agence (votre N) et aux conducteurs de travaux. Vous travaillerez en binôme avec une autre Assistante de Direction en vous partageant les dossiers et tâches à traiter. L'effectif de la structure est de 46 collaborateurs.
Missions principales :
1. Travaux / Exploitation / Administratif :
- Répondre aux appels d'offres et assurer le suivi des dossiers.
- Gestion administrative des fournisseurs et prestataires / sous-traitants : rédactions des contrats et des avenants, déclarations fiscales et autres, commande des EPI et des matériaux nécessaires, mise en place des cautions bancaires.
- Participer à l'ouverture de chantiers et assurer le suivi administratif correspondant.
- Facturer les clients et assurer le traitement pour l'envoi du DOE.
- Contribuer au renseignement de la partie administrative des PPSPS selon les directives du service travaux.
2. Fournisseurs / Comptabilité / Gestion :
- Saisir les bons de commandes sur le système.
- Contrôler et rapprocher les factures de frais généraux et des factures des fournisseurs, prestataires / sous-traitants / agences d'intérim, puis assurer leur classement.
- Assurer le suivi du circuit de validation et du règlement des factures, en collaboration avec le Directeur d'agence et la comptabilité.
- Assurer une bonne relation avec différents interlocuteurs.
- Gérer les notes de frais et les roulages des équipes opérationnelles.
3. Assistanat d'agence / Gestion administrative RH :
- Assurer l'accueil des personnes en agence qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise.
- Assurer le secrétariat du Directeur d'agence (répondre aux appels, planifier les RDV, gérer les courriers).
- Gérer l'administration du personnel (rédaction du contrat de travail et d'alternance, saisie des arrêts de travail, des demandes de congés, gestion des assurances et mutuelles).
- Saisir les heures réalisées du personnel sur l'ERP et transmission au service paie.
- Suivi des heures des intérimaires.
- Gérer avec le Directeur le plan de formation et s'assurer des formations obligatoires pour les équipes.
Poste en CDI à pourvoir rapidement
Statut ETAM aux 38h
Horaires : du lundi au jeudi 8h-16h ou 9h-17h / vendredi 8h-15h ou 9h-16h
Profil
Formation : Bac minimum en assistanat ou gestion d'une PME/PMI.
Expérience préalable dans un poste similaire d'au moins 5 ans, idéalement dans le secteur de la construction/rénovation.
Excellentes compétences en communication écrite et orale.
La maîtrise du pack informatique indispensable.
Qualités recherchées :
- Savoir travailler de manière autonome et gérer les priorités.
- Organisation, rigueur et avoir le souci du détail.
- Être en capacité à travailler dans un environnement mouvant et à respecter les délais.
- Avoir un bon esprit d'équipe et une aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs.
- Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité.
Vous aurez la possibilité de vous épanouir dans un environnement de travail stimulant.
Avantages :
- Participation sur le résultat
- 13ème mois
- Congés payés par la caisse du BTP à 30% de plus que le tarif normal
- Tickets restaurant (11 €)
- Formation et accompagnement dans votre prise de poste avec binômage
- Parking en sous-sol
Processus de recrutement : entretien en présentiel avec le Directeur d'agence (votre N) et le Directeur Général
Si ce poste vous intéresse et que vous vous retrouvez dans cette annonce, n'hésitez plus : postulez !
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