Assistant·e de direction

Assurer le secrétariat de 5 vice-président.es

* Gérer les agendas : planification et organisation des rendez-vous et réunions

* Mise en forme de courriers

Assurer la logistique pour le Cabinet

* Réserver les restaurants et plateaux-repas

* Réserver les hébergements, transports et remboursements des états de frais

* Suivre les commandes et facturations, FUA (formulaires de l'Université d'Angers) et bons de commandes

* Réserver les salles de réunion

* Organiser la partie technique des réunions en visioconférence

* Aide à l'organisation d'évènements transversaux

Assister la Cheffe de Cabinet et le directeur de Cabinet dans leurs missions quotidiennes

* Élaborer le calendrier prévisionnel des instances, en coordination avec les différents services

* Traiter et diffuser les informations écrites et orales (courrier, téléphone, messagerie)

* Saisir les courriers et autres documents administratifs

* Enregistrer et rediriger les courriers postaux adressés la présidente

* Gérer des parapheurs entrants et sortants

* Assurer la responsabilité de l'accueil téléphonique du Cabinet et de l’accueil physique des visiteurs

* Traiter les demandes de renseignements et effectuer les mises en communication

* Filtrer et transmettre les messages écrits et oraux