Agent administratif et d'accueil (h/f)

: Au sein du service administratif de l'EHPAD Jacques DUMAS,
Vous aurez pour missions :
Poste d'accueil :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des résidents et des familles
- Mise à jour du Dossier patient administratif (dématérialisation)
- Réception et affranchissement du courrier
- Reprographie
Admission des résidents :
- Piloter l'activité et veiller au bon déroulement de la prise en charge administrative des résidents (de la préadmission jusqu'à l'encaissement final)
- Préparation des dossiers d'admission avant l'entrée du résident.
- Assurer en recueillant tous les éléments nécessaires à l'identification du résident et la facturation de son séjour.
- Effectuer le contrôle administratif du dossier selon les règles d'identitovigilance
- Etablir les demandes de prise en charge auprès des organismes concernés (APA.)
- Gérer les relations avec les caisses complémentaires, les tutelles, les organismes extérieurs, ainsi les autres services de l'établissement (Cadre de l'établissement, service de soin, médecins.) ainsi que tous les partenaires identifiés
Facturation/ contentieux :
- Superviser l'ensemble des opérations de facturation et de recouvrement des frais de séjours dans le respect des procédures légales et de celle l'établissement.
- Effectuer la facturation des résidents et des organismes de complémentaire jusqu'à la télétransmission de la facturation et son contrôle.
- Recueillir, valider et contrôler les éléments variables intervenant durant le séjour
- Gérer les contentieux de paiement (analyse des rejets, gestion des relances et des litiges.) et en suivre le recouvrement et les procédures juridiques.

Encaissements :
- Assurer la saisie des encaissements résident et organismes complémentaires, remise en banque et rapprochement bancaire

Ressources Humaines :
- Mettre à jour le dossier administratif du salarié
- Assurer la réalisation des DPAE
- Rédiger les contrats de travail
- Suivi des visites médicales
- Réaliser les attestations de salaires à l'aide du logiciel SILAE
- Assurer le suivi des absentéismes et arrêt de travail des salariés
- Relation avec les organismes de prévoyance et de mutuelle en assurant le suivi
- Assurer le suivi de la gestion de la formation (demande prise en charge et remboursement)
- Impression des soldes de tout compte ou autres documents concernant les salariés
Tableau de bord :
- S'assurer de la fiabilité des opérations comptables relatives à la facturation et aux encaissements en collaboration avec le service comptable.
- Assurer le suivi des différents tableaux de bord.