Office manager h/f

Vos activités & Responsabilités

- Gestion générale des bureaux (sièges et établissements secondaires) de la société occupés par les équipes et demandes liées au fonctionnement de ces bureaux
- Approvisionnement, équipement et fonctionnement général des locaux (badges, clés, imprimantes, scanners)
- Relations avec les syndics de copropriété
- Administration des divers abonnements et services souscrits pour les bureaux (ménage, surveillance, entretien etc.)
- Aspect légaux (affichages obligatoire, sécurité, accès etc.)
- Gestion des mouvements de salariés dans logiciel dédié
- Gestion des notes de frais des salariés via logiciel dédié
- Gestion de boîtes courriels génériques (administrative, facturation, juridique)
- Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
- Mise en signature de document sur plateforme de signatures électroniques.
- Classement et archivage des documents sous format dématérialisé sur serveur et en version papier dans les classeurs d'archives
- Gestion de fournitures du bureau et des frais de bouche.
- Gestion du parc automobile et démarches administratives afférentes
- Suivi des loyers (bureaux, centrales, terrains)
- Suivis des assurances (centrales, bureaux, véhicules).
- Calculs et suivis des loyers des centrales.
- Suivi, envois et classement des documents pour la société et ses filiales
- Gestion du parc informatique et téléphonique en support d'un service externe dédié
- Récupérer les factures clients et fournisseurs.
- Organisation des événements (séminaires, réunions)
- Intégration des factures sur logiciel dédié.
- Refacturation entre sociétés du groupe via logiciel dédié
- Facturation de la production d'électricité pour les filiales
- Facturation des prestations de gestion administrative et de maintenance.
- Mise à jour du tableau des tarifs d'achat auprès d'EDF.
- Programmation et exécution des virements sur logiciel dédié.
- Rapprochements bancaires et équilibrage des comptes via logiciel dédié.
- Suivi des cumuls générateurs concernant la production des différentes centrales.
- Suivi du cash-flow prévisionnel.
- Suivi des tableaux de trésorerie et de financements

Profil :
- Une expérience réussie de 3 ans minimum sur un poste similaire.
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité et gestion de notes de frais, etc.).
- Un sens de la communication et du relationnel, avec une capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition.
- Une bonne gestion des priorités et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique.
- Un esprit d'équipe et un intérêt pour la vie d'entreprise et l'animation interne.

L'ensemble de nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.