Secrétaire f/h - département clinique had adulte

Vos missions en quelques mots Missions générales : Assurer le secrétariat du département et accompagner le cadre paramédical de département dans l’organisation, la coordination et le suivi de ses activités administratives et projets Le poste s’articule autour de 2 grandes missions : 1. Mission de secrétariat du département : 1.1 Gestion administrative et organisationnelle · Organiser des réunions du département et événements internes (planification, réservation de salle, convocations, préparation des supports) · Mettre à jour : organigramme et coordonnées du Département et mise en ligne sur l’espace dédié · Prendre des notes, mettre en forme des documents et diffusion des comptes rendus de réunion · Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques · Assurer Gestion du courrier (réception, diffusion, suivi) · Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas · Commander et gérer des fournitures et matériels de secrétariat 1.2 Gestion des ressources humaines (volet administratif) · Recueillir, mettre à jour et / ou sauvegarder de données, d'informations, de fichiers Suivi de tableau de bord des mouvements RH, mobilités astreintes cadres : ….) · Transmettre et suivre des demandes auprès du service informatique (création/suppression de comptes, accès logiciels, matériel informatique) · Aider à la gestion et au suivi des demandes de personnel intérimaire et des heures supplémentaires via le logiciel ARTEMIHS, en lien avec les cadres d’US et la Cadre Paramédicale de département · Assurer le suivi administratif des stages IFSI préprofessionnels (planning, lien avec les autres départements) 2. Mission d’assistance auprès du cadre paramédical de département 2.1 Appui organisationnel · Collaboration quotidienne dans l’organisation et la planification des activités du cadre · Préparer les dossiers nécessaires aux réunions institutionnelles · Centraliser des informations utiles à la prise de décision du cadre de département · Recueillir les formations souhaitées par les cadres des unités de soins 2.2 Suivi des projets du département · Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets en cours · Mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi du département Relancer et aider la coordination des projets avec les différents interlocuteurs Missions spécifiques : · Participer au développement et à la valorisation de l’HAD par diverses missions et projets en collaboration avec la Cadre Paramédicale du département · Participer aux réunions et au groupe de travail institutionnels HAD et AP-HP · Participer aux études et audits du département Profil recherché • Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations • Assurer le reporting auprès du cadre du département • Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité • Élaborer, adapter et optimiser plusieurs plannings de travail, de rendez-vous, de visites • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence • S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau • Utiliser les outils bureautique Word, Excel, PowerPoint, messagerie) ArtemiHS, TEAMS • Technologie d'Information et de Communication (TIC) • Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité • Capacités rédactionnelles • Dynamisme, adaptabilité, disponibilité • Organisation et gestion des priorités • Aptitude relationnelle, diplomatie • Autonomie et Capacité d'organisation • Esprit d'initiative, méthode, rigueur • Savoir transmettre avec précision les informations