Assistant de direction et suivi des alumnis h/f

RESPONSABILITÉS :

L'Ecole Européenne d'Ingénieurs en Génie des Matériaux (EEIGM-Université de Lorraine) recrute un assistant de direction H/F.
Mission 1 : Secrétariat de direction et vie institutionnelle, en lien direct avec la Directrice de l'Ecole (45%)

· Assurer le soutien administratif aux dossiers traités par le Directeur, en lien avec le Secrétaire général, les autres membres de l'équipe de direction, les autres services de l'Ecole et les entités externes impliquées (intra UL ou hors UL) ;
· Gérer l'agenda du Directeur, organiser les réunions impliquant des membres de l'équipe de direction (hors direction des partenariats industriels) ;
· Prendre en compte de manière permanente les informations reçues ou envoyées par mail (ou par toute autre forme) par le Directeur, effectuer les réponses ou les actions nécessitées par ces messages ;
· Planifier et organiser les réunions spécifiques pour le compte de la direction de l'école (hors direction des partenariats industriels), ainsi que l'organisation des pauses, des repas et la gestion des salles associées ;
· Organiser les réunions du conseil de l'Ecole
· Réaliser les procès-verbaux des conseils de l'Ecole, les comptes rendus des réunions du comité de direction, ainsi que tout compte rendu de réunion à la demande de la direction.

Mission 2 : Suivi des ingénieurs EEIGM diplômés, en lien direct avec le Directeur des Partenariats Industriels (45%)
· Gérer la base des données des alumni : collecter les informations, alimenter la base, crééer les requêtes.
· Contacter systématiquement les diplômés pour connaître et mettre à jour leur situation, suivre et mettre à jour l'évolution des carrières.
· Extraire et mettre en forme les résultats sur les situations des diplômés pour répondre à toute demande liée aux partenariats entreprises.
· Extraire les informations, suivre, renseigner et gérer l'enquête annuelle CGE (enquête sur l'insertion professionnelle des diplômés des grandes écoles).

Mission 3 : Autres (10%)
· Contribution à l'activité générale de l'Ecole sur demande du Secrétaire général ;
· Réalisation ponctuelle de travaux de reprographie ;
· Aide à la logistique dans le cadre de l'organisation de manifestations (exemples : Journées Portes Ouvertes, cérémonies de remise...)
· Suivi du stock (essentiellement nourriture, boissons et vaisselle jetable associée)
· Petits achats ponctuels en magasin de proximité pour du réapprovisionnement

PROFIL RECHERCHÉ :

Personne avec expérience réussie sur des missions similaires.
Connaissances

· Environnement et réseaux professionnels ;
· Techniques d'élaboration de documents ;
· Culture internet ;
· Techniques de communication.

Compétences opérationnelles
· Savoir informer et rendre compte ;
· Savoir rechercher l'information ;
· Savoir enregistrer et classer les documents ;
· Savoir rédiger des rapports ou des documents ;
· Savoir rendre compte ;
· Savoir utiliser les logiciels de bureautique de base en particulier logiciel de traitement de texte Word, Excel, Powerpoint, Access.

Compétences relationnelles
· Réactivité ;
· Polyvalence ;
· Travail en équipe ;
· Sens de l'organisation ;
· Fiabilité / Confidentialité.
Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 1 er Octobre au 31 Août 2026 (renouvellement possible par année universitaire)
Rémunération : 2106 €brut mensuel

Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature.
Infos pratiques :
Date limite de candidature : 18 août 2025
Envoi des convocations aux profils sélectionnés : fin août 2025
Entretiens : 1ère semaine de septembre 2025
Prise de poste : 1er octobre 2025