Gestionnaire de scolarité et secrétaire de département h/f

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un(e) gestionnaire de scolarité et secrétaire de département pour rejoindre l'UFR Sciences Exactes et Naturelles.

Il/elle sera en charge des missions suivantes (scolarité 80%, secrétaire de département 20%) :

Mission 1 : Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants et enseignants)

* Accueillir, informer et orienter les différents usagers ;

* Accueil physique et téléphonique des différents publics ;

* Interface entre les étudiants et les enseignants ;

* Participer à la journée porte ouverte de L'UFR SEN.


Mission 2 : Gestion administrative de la scolarité dans le respect des règles imparties

* Organiser et alimenter les bases de données ;

* Renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues ;

* Gérer la messagerie et les courriers.


Mission 3 : Mettre en œuvre le processus d'inscription

* Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants ;

* Gestion des dossiers de candidature de l'inscription pédagogique à la publication des résultats ;

* Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs ;

* Organiser et alimenter les bases de données ;


Mission 4 : Assurer le bon déroulement des formations et examens

* Gestion et diffusion des plannings d'examens à l'ensemble des étudiants et des enseignants ;

* Collecter les sujets d'examens, les préparer et en assurer la reproduction ;

* Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens ;

* Organiser Ies délibérations des jurys ;

* Saisir les résultats d’examens dans APOGEE, en assurer la publication.



Mission 5 : Assurer le secrétariat du département de Génie Civile

* Accueil physique et téléphonique des usagers ;

* Assurer le secrétariat courant ;

* Gestion des conventions de stage des étudiants du département ;

* Gestion des commandes et vérification des livraisons

* Gestion des stocks de matériel et consommables


Activités associées :

* Travailler en collaboration avec les services centraux concernés.

* Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité.

* Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et personnels BIATSS.

* Participer à l'ensemble des activités du service, à la mise en œuvre du projet d'établissement.

* Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative.

* Suivre l'évolution de la règlementation et constituer une documentation de référence.

* Classer et archiver les documents administratifs.

* Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité.