Directeur des opérations

Raison d’être du poste

Assurer la prédictibilité financière de la société, la discipline d’exécution (process & qualité) et la scalabilité (automatisation, industrialisation des offres) pour permettre au fondateur de se concentrer sur la stratégie et les grands comptes.

Périmètre & responsabilités clés

* Pilotage business & finance opérationnelle
* Tenir à jour et diffuser chaque semaine le Dashboard d'indicateurs financiers
* Mettre en place le contrôle budgétaire par mission
* Suivre DSO / encaissements et fiabiliser le cash-in (avec l’assistante admin pour factures / relances).
* Process & PMO
* Cartographier → simplifier → faire respecter tous les processus critiques (de la prise de brief à la rétro finale), traçabilité dans ClickUp .
* Standardiser les propositions / devis / SOW avec grilles de prix et checklists qualité.
* Mettre en place la revue hebdo d’avancement et la gouvernance cadence (hebdo ops, mensuel P&L).
* Pilotage opérationnel des formations et projets
* Planifier et suivre l’ensemble des sessions de formation : coordination formateurs, suivi logistique, validation livrables pédagogiques, collecte et analyse des évaluations à chaud / froid.
* Piloter l’exécution des missions conseil / intégration : suivi planning, points d’avancement avec le client, gestion des ajustements de périmètre, anticipation des risques et blocages.
* Garantir le respect des délais, budgets et standards qualité pour chaque projet.
* Mettre en place un reporting projet clair et unifié (clients, formateurs, partenaires) intégrant indicateurs de satisfaction, marge, charge, et livrables.
* Freelances & capacité de production
* Recruter / qualifier le bench (compétences, TJM, disponibilité), affecter, contractualiser, suivre la charge et les NDF (process simple, délais maîtrisés).
* Instaurer un NPS freelance et un NPS client par mission.
* Documentation & capitalisation
* Organiser la base de connaissances (Google Workspace) : templates pédagogiques, propositions gagnantes, checklists, retours d’expérience.
* Versionner et sécuriser les documents sensibles.
* Automatisation & IA appliquée
* Automatiser les tâches répétitives (Make / Zapier + GPT) : créations de dossiers, docs standard, rappels, reporting.
* Mettre en place un pipeline de données minimal (ClickUp CRM / Sheets) pour un forecast fiable sans double saisie.
* Qualité & conformité
* Définir la charte qualité livraison (formation, conseil, intégration), avec critères de sortie et RCAs systématiques.
* Coordonner avec partenaires sans internaliser ce qui n’est pas cœur.

Livrables prioritaires (0–90 jours)

J+30

1. v1 du Dashboard 4 indicateurs (actuel + 12 semaines).
2. Cartographie des processus + top 5 des goulots d’étranglement avec plan d’action.
3. Cadence mise en place : revue hebdo ops, fichier de suivi actions.

J+60

4. Forecast CA relié au pipeline (ClickUp / Sheets) avec précision ≤ 25 % (première itération).
5. Kit offres & devis standard (gabarits + grille marge).
6. Portail freelances (affectation, time reporting, NDF).

J+90

7. Précision forecast ≤ 15 %, écart charge planifiée vs réelle ≤ 10 % .
8. 90 % des processus critiques documentés et suivis.
9. Automatisations clés en production (≥ 5 workflows actifs, p. ex. brief → projet → dossier → devis → bons d’intervention → facture brouillon).

KPI de poste (a revalider ensemble)

10. Date / qualité du dashboard hebdo (zéro semaine manquée, données sourcées).
11. Précision CA prévisionnel (écart réel ≤ 15 % à 90 jours).
12. Écart charge planifiée vs réelle ≤ 10 %.
13. processus critiques documentés & conformes ≥ 90 %.
14. DSO et taux d’encaissement à 30 jours .
15. NPS client ≥ 60 / NPS freelance ≥ 40.

Compétences & expériences recherchées

16. 5–8+ ans en ops de cabinet / ESN / formation / agency ou scale-up services, avec pilotage P&L opérationnel.
17. Maîtrise ClickUp (ou Asana / Jira) + Google Workspace + automatisation no-code (Make / Zapier) + LLM (prompting, QA de workflows).
18. Expérience avérée en coordination de formations et pilotage de projets clients avec suivi qualité et rentabilité.
19. Leadership d’exécution : fixe des règles simples, tranche, tient les délais, communique factuellement.
20. Courage opérationnel : sait affronter incertitude & charge, demander / tenir des arbitrages impopulaires si rationnels.

Valeurs & posture (non négociables)

21. Rigueur et efficacité
22. Satisfait par le fait de mettre au service de l'équipe un outil qui permet de performer.
23. Courage (pas absence de peur : capacité à l’affronter, s’adapter, décider).
24. Exigence calme : « cuir épais », sans agressivité.
25. Esprit critique et humilité (admet les faits, change vite d’avis si les données l’imposent).
26. Orientation résultat : parle chiffres, montre preuves.

Cadre & moyens

27. Reporting à : Fondateur.
28. Management fonctionnel : assistante admin + pool freelances.
29. Outils : Google Workspace, ClickUp, ChatGPT, Make / Zapier, Office, Perplexity, Gamma...
30. Lieu : télétravail depuis n’importe où avec préférence pour Paris, Barcelone ou grande ville française.
31. Contrat : CDI temps plein.
32. Horaires : 40 h / semaine.

Rémunération & avantages

33. CDI temps plein : 55–65 k€ brut / an (selon séniorité) + 10–20 % variable indexé sur indicateurs financiers clés.
34. BSPCE possibles après 12 mois (sous conditions de performance).
35. Avantages : portable, téléphone, budget formation IA, coworking si souhaité.
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