Pour notre siège social à Foix, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner les dirigeants dans l'organisation et la gestion administrative. Vous participerez à la communication interne et externe de l'entreprise et assurerez le suivi des dossiers. Vos tâches seront variées, à la fois administratives, organisationnelle et collaboratives, visant à garantir une qualité continue des services.
A travers ce poste, vous rejoindrez une équipe dynamique et expérimentée à l'esprit familial.
À propos de nous :
AGENCE PYRENEES IMMOBILIER API est un réseau d'agences immobilières comprenant 12 agences sur le département de l'Ariège et 2 dans la Haute Garonne.
Trois activités principales : la Transaction, la Location et la gestion, le syndic de copropriété.
Missions principales :
- Organisation de la documentation
- Gestion des plannings et prises des rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique des partenaires
- Saisie de supports de communication
- Mise à jour, création, archivage et suivi de dossiers administratifs
- Suivi et actualisation des bases de données et des listes de diffusion
- Analyse, diffusion et actualisation de documents
- Elaboration et mise à jour de documents réglementaires (DUE, Fiches de postes )
- Suivi des recouvrements
- Organisation de la formation
- Gestion administrative des contrats de travail
- Suivi des congés, départs des salariés, arrêts maladie, absences.
Ce poste est pluridisciplinaire, associant une activité en ressources humaines.
Profil recherché :
- Maîtrise de la suite Office
- Aptitudes rédactionnelles et de communication orale
- Autonomie
- Bonne gestion du temps
- Adaptabilité au poste de travail
- Connaissances techniques (normes administratives et organisationnelles)
AUTRES :
Lieu : Agence de Foix
CDD 6 mois dans un premier temps, prise de poste mai 2024
Expérience 2 ans sur poste similaire
Bac+ 2 ou équivalents secrétariat de direction
35 h du lundi au vendredi
Pas de déplacement
Salaire 25000 € brut sur 13 mois et prise en charge mutuelle à 55 %
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Réaliser la gestion administrative du personnel,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Classer des documents,Définir une stratégie de communication,Réaliser une veille documentaire,Organiser, coordonner un événement,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Collecter et analyser des informations
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Agences immobilières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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