Fonction Accueil- Réception :
- Accueil des résidents, et de toutes personnes se présentant à la Réception ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences. Passe le relais aux autres salariés concernés le cas échéant.
- Accueil des groupes temporairement présents dans la structure ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences.
- Réception téléphonique et tenue du standard ; transmission des messages en interne.
- Accueil et surveillance du petit déjeuner suivant l'organisation du service
- Transmet toutes informations utiles par le biais de mails, cahier de liaison, et tout moyen adéquat, dans le respect des usagers
- Participation aux permanences du week-end suivant l'établissement des plannings.
- Tenue du bar lors des pauses, lors d'évènements et lors de la location de salles.
L'Agent administratif / Agente administrative assurera une fonction de coordination des tâches liées à l'accueil. A ce titre :
Il/Elle transmettra toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'accueil à tous ses collègues concernés (agent d'entretien, de maintenance, agents d'accueil, ).
Il/Elle s'assura de la bonne application des règles de fonctionnement de l'accueil et des notes de service y afférant.
Fonction administrative :
- Secrétariat, rédaction de courriers et documents professionnels à la demande de la Direction et/ou de Coordinatrice du pôle socio -éducatif (courrier, affiche, ), classement et archivage des documents élaborés.
- Tir courrier reçu et émis
- Veille au bon fonctionnement des matériels situés à la réception (fax, imprimante, machine à affranchir ).
- logiciel interne : renseignement du trombinoscope, édition des listes de présence et d'occupation (hebdomadaire à minima, ).
- Gestion de caisse et des encaissements
- Préparation des dossiers des jeunes
- Transmettre les factures concernées sur le site CHORUS PRO.
- Commande et achat : fourniture administrative après présentation et validation par la direction / des denrées liées à l'accueil des résidents et de la location des salles
o Commande de repas auprès de prestataires dans le cadre de la location des salles ...
- Gestion des salles en location, facturation des prestations
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Contrôler la conformité des données ou des documents,Contrôler l'état des stocks,Corriger et mettre en forme un document,Définir des besoins en approvisionnement,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres hébergements
Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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