Gestionnaire de scolarité pour les thèses et hdr - f/h

RESPONSABILITÉS :

Le poste est rattaché à la Faculté des Sciences, située sur le campus de Saint-Jérôme à Marseille.
L'agent exercera ses fonctions sous la responsabilité du responsable du service de scolarité.
Contexte et environnement Le bureau des thèses et HDR est composé de deux personnels. Il travaille en étroite collaboration avec les doctorants, les enseignants-chercheurs, la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV), la direction de l'UFR Sciences et les autres composantes.
Dans le cadre d'une mobilité interne, le service recherche à renforcer son équipe par un agent ayant déjà une bonne connaissance de l'environnement universitaire et des outils métiers.
Missions Sous l'autorité du responsable du service scolarité, vous assurez :
• L'accueil, l'information et le suivi des doctorants, HDR et encadrants.
• La réception, l'instruction et le suivi administratif des dossiers (admission, inscription, soutenance).
• La gestion des conventions de cotutelle et des échanges avec les partenaires.
• La mise à jour des outils de gestion (Apogée, ADUM, tableaux de suivi).
• La préparation et l'organisation des soutenances de thèse (dossier, convocation, attestation).
• La diffusion de l'information réglementaire auprès des doctorants et équipes pédagogiques.
• La participation au soutien global du service scolarité (inscriptions, examens).
Conditions d'exercice : Temps plein, présence requise lors des périodes d'inscriptions et soutenances. Travail en équipe avec le second gestionnaire du bureau des thèses et HDR.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et connaissance des logiciels métiers (Apogée, ADUM, ERIS).
• Connaissance des procédures administratives liées aux études doctorales.
• Excellente expression écrite et orale, rigueur administrative.
• Sens de l'organisation, méthode et autonomie.
• Bon relationnel, capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social