Afin de répondre à une croissance de notre activité, nous ouvrons un poste d'Assistant de gestion F/H, qui va intervenir en support aux équipes et à la direction de l'agence.
Devenir Assistant de direction F/H chez Urbanis, c'est intégrer une équipe dans un esprit collaboratif.
Urbanistes, géographes, architectes, thermiciens, travailleurs sociaux et assistants travaillent conjointement sur les missions de l'agence.
Chez Urbanis, chaque rôle est important, chaque intervenant est acteur de la bonne réalisation de nos missions !
Le domaine de l'habitat et ses problématiques ont un réel intérêt pour vous ? Ça tombe bien ! C'est ce qui animera votre quotidien.
L'Assistant de Direction F/H met en avant ses compétences pour appuyer la Direction de l'Agence sur toutes les formalités administratives et de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité.
A ce titre, vos missions seront :- L'assistance au directeur de l'agence :
Signature de documents, prise de rendez-vous, organisation de réunions, réservations, .
Appui à l'organisation des réunions d'agence et d'antenne (organisation, ordre du jour, comptes rendus)
Appui à la communication interne et externe de l'agence
D'une manière générale, l'assistant de direction fait le lien avec les services supports du Siège (DRH, DSI, DAF).
Gestion, suivi et veille des appels d'offres, participation administrative aux réponses à appel d'offres, remplissage du baromètre, classement dossiers projets,
Le suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats dans notre ERP (Akuitéo), contact avec les clients sur les questions administratives et comptables (modalités de facturation, révision, chorus pro, etc) et classement (notification, avenants, bons de commande),
Petite comptabilité : achats en ligne, vérification et saisie des dépenses sur des relevés CB (Akuitéo),
Gestion de la relation fournisseurs : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations, saisie des factures (Compléo),
Appui administratif des intervenants : validation des notes de frais, validation absences, mise à jour fiches contrats, lien entre le service des RH et les intervenants,
Appui administratif lors de recrutements : fiches contrat, suivi des nouveaux contrats (pack administratif, ouverture de comptes gmail/clavis, codes d'accès, dossier du personnel, matériel, visite médicale, transmission du livret d'accueil, organigramme équipe) en lien avec le service support,
Gestion révisions de notre parc de véhicules services (2),
Gestion logistique des locaux de l'agence (2 sites),
Réponses aux besoins logistiques lors de réunions, déplacements,
Traitement du courrier, et prise de relais standard lors de congés des adjointes.
Missions d'appui à la Direction sur le reporting :
Le suivi des facturations clients (sous-traitants et co-traitants) : ajustement de la facturation prévisionnelle, récupération des facturations réelles auprès des chefs de projet, intermédiaire entre les chefs de projet et la Comptabilité,
Le suivi des honoraires libéraux : vérification de la corrélation entre les bons de commande libéraux et les honoraires libéraux,
La vérification des frais généraux et des immobilisations affectées à l'Agence.
De formation type Bac+2 secrétariat de direction, immobilier, gestion, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire.
Vous utiliserez les outils bureautiques au quotidien (Pack office et Suite Google).
En contact fréquent avec le public et les prestataires, vous maîtrisez les techniques d'accueil et disposez de bonnes compétences relationnelles.
Afin d'assurer une bonne cohésion de l'agence, vous devez faire esprit d'initiative et mettre en avant votre aptitude à travailler en équipe.
Si vous avez déjà travaillé dans un milieu opérationnel et technique, alors ce serait un plus à votre candidature !
Les conditions que nous vous proposons :
Type de contrat : CDI à temps partiel (24h sur 3 jours/semaine, évolutif)
Localisation : Chambéry
Date de démarrage prévue : 17 juin 2024
Rémunération proposée : Selon profil et expérience
Avantages annexes : Intéressement aux résultats de l'entreprise, participation, prime vacances, forfait vélo, tickets restaurant
Urbanis est une société qui appartient à ses salariés, vous avez donc la possibilité de bénéficier d'un plan d'actionnariat attractif !
Le développement des compétences améliore l'efficacité professionnelle et contribue à l'évolution de carrière. C'est pourquoi nous vous proposerons l'accès à nos formations diverses, permettant de développer vos compétences métier, et ainsi pouvoir apprendre tout au long de votre parcours professionnel.
Formations int
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Opérateur privé au service de l'intérêt public depuis 1979, Urbanis élabore et anime des opérations de requalification de l'habitat privé en France Métropolitaine. En tête des structures privées de conseil en habitat, nous regroupons près de 400 intervenants répartis dans 12 agences régionales et 3 départements thématiques.
Nous réalisons pour le compte des collectivités territoriales et d'établissements publics, des missions d'études et de conseil dans le domaine de ...
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