SECRÉTAIRE MÉDICALE
ÉQUIPE MOBILE DE PSYCHIATRIE POUR PERSONNES ÂGÉES (EMPPA) LE CHABRE
PÔLE PERSONNES ÂGÉES HANDICAP
Fonction
Secrétaire médicale
Fiche Métier : Code Rome M1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social.
Liaisons hiérarchiques :
Direction
Coordonnateur Général des Soins
Cadre de pôle
Cadre du CH BUËCH DURANCE
Pourcentage temps de travail : 40%
Horaires de travail : en cycle fixe de journée
DÉFINITION
Le/la secrétaire médicale accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission, ...) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations, ...) du service.
PRÉSENTATION DU SERVICE
PÔLE PERSONNES ÂGÉES HANDICAP :
UNITE MAS SOLEIL ÂME
UNITE FAM Les 4 Saisons
UNITE CHABRE
UNITE BUËCH
Composition :
20 lits
1 place accueil de jour
20 lits
50 lits EHPAD
15 lits de Gérontopsychiatrie
25 lits EHPAD
25 lits USLD
L’unité de gérontopsychiatrie du Chabre accueille en hospitalisation libre des personnes âgées de plus de 65 ans, pour des séjours courts d’une durée moyenne de séjour (DMS) de 30 jours, pour des pathologies telles que :
Morbidité psychiatrique ancienne ou récente
Dépression
Troubles psychiatriques
Troubles psycho-comportementaux
État Confusionnel aigu (ECA)
Le service accueille des personnes âgées fragiles, dépendantes, nécessitant des soins complexes et une relation soignant-soigné de qualité.
Possibilités de remplacement ponctuel sur les EHPAD et l’USLD.
MISSIONS GÉNÉRALES
Dans le cadre du projet médical et du projet de service de soin, la secrétaire médicale :
Accueille et renseigne les familles, patients, et partenaires.
Gère l’accueil téléphonique et ventile les appels dans le service.
Est référente d’une ou plusieurs unités de soin pour la gestion et le suivi des dossiers.
Remplace de manière ponctuelle un membre de l’équipe de secrétaires.
Prend des notes et rédige les comptes rendus de réunion.
Contribue à la gestion des dossiers patients et à la délivrance de renseignements aux partenaires, aux patients et à leurs familles.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers, etc.)
Ouverture des dossiers d’entrée et vérification de l'identité des patients
Gestion du planning des bureaux et des appels téléphoniques
Transmission des informations aux professionnels concernés
Prise de rendez-vous, gestion des agendas, et rappels
Vérification des informations administratives dans le cadre de l’identito-vigilance
Contrôle de la confidentialité et sécurité des informations
Tenue à jour des dossiers patients
Saisie, mise à jour et sauvegarde des données
Rédaction des comptes rendus
Conception et rédaction de documents administratifs relatifs au domaine d’activité
Archivage et gestion des informations administratives
Formation du personnel aux techniques et procédures liées au secrétariat médical
SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL REQUIS
Savoirs :
Communication
Planification des activités
Droit des patients et textes réglementaires concernant l’hospitalisation
Bureautique
Codage des actes
Organisation interne de l'établissement
Règlementation des archives
Secrétariat
Vocabulaire médical
Savoir-faire relationnel :
Accueillir, renseigner, et orienter des personnes
Capacité d'écoute
Analyser et optimiser des processus
Identifier et résoudre des erreurs de gestion
Organiser et classer des données et documents
Gérer des situations conflictuelles
Transférer des savoir-faire
Savoir-faire technique :
Utiliser les outils bureautiques et TIC
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES
Relations hiérarchiques :
Coordonnateur Général des Soins : François GIRAUD-ROCHON
Cadre supérieur du pôle personnes âgées : Myriam AVENA
Cadre de santé Le Chabre : Mickael CHOURAKI
Médecin Chef de Pôle : Dr OUMEDJBEUR
Relations professionnelles :
Usagers et familles
Autres professionnels de l’établissement
Partenaires externes : secteur sanitaire, social, médico-social
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives
Médecins hospitaliers et de ville
Organismes d’assurance maladie, mutuelles, sociaux
Services médico-techniques pour examens complémentaires
DIPLÔMES REQUIS ET CONDITIONS PARTICULIÈRES
Diplôme d’AMA (Assistante Médico-Administrative) ou expérience en secrétariat médical exigée
Permis B
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