Assistant administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Directeur Vie des Habitants, l'agent est chargé de la gestion de la location des salles communales, ainsi que de la prévention Hygiène et Sécurité. Missions / conditions d'exercice Gestion des réservations :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des associations, partenaires, institutions et particuliers pour les demandes de réservation.
- Enregistrer et planifier les demandes de réservation.
- Assurer le suivi administratif des conventions ou contrats de location.

Suivi administratif et logistique :
- Préparer et transmettre les documents nécessaires (contrats, règlements intérieurs, fiches techniques).
- Coordonner avec les services techniques/fêtes/entretiens pour garantir la mise à disposition des équipements (préparation, ménage, matériel spécifique).
- Veiller au respect des règles d'utilisation des salles et aux conditions de sécurité.

Relations avec les associations :
- Être un point de contact privilégié pour les associations locales, les informer des disponibilités et des modalités d'utilisation des locaux.
- Participer à la mise en œuvre des actions en faveur de la vie associative.

Suivi des paiements et des états des lieux :
- Gérer la facturation des réservations et assurer le suivi des paiements.
- Réaliser ou coordonner les états des lieux d'entrée et de sortie

Chargé de prévention :
Évaluation des risques professionnels :
- Identifier et analyser les situations à risque au sein de la collectivité.
- Mettre à jour le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).
- Enquête administrative des déclarations d'accident du travail / analyse du poste

Sensibilisation et orientation vers la formation :
- Sensibiliser les équipes aux règles de sécurité et aux bonnes pratiques.
- Organiser des campagnes de prévention en lien avec le service prévention (ex. : gestes et postures, etc.).

Mise en œuvre de la politique de prévention :
- Proposer des plans d'action pour réduire les accidents de travail et les maladies professionnelles.
- Suivre la conformité des équipements et des installations en matière de sécurité. (Visite de poste, lien avec la médecine du travail et le pôle prévention du CDG 73)

Accompagnement et conseil :
- Être force de proposition auprès de la direction et les responsables sur les questions relatives à la santé et à la sécurité au travail.
- Accompagner les équipes dans l'application des règles de prévention.
- Animer les agents de prévention (organisation de réunion, plan d'actions sur l'année)

Suivi et reporting :
- Rendre compte des actions de prévention et des résultats obtenus.
- Participer aux instances dédiées (ex. : Comité Social et Économique, Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail).
- Collaborer avec les différents acteurs internes et externes (direction, managers, agents, médecins du travail). Profils recherchés Savoir :
- Connaissances informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion des salles).

Savoir-faire :
- Accueil du public et sens de l'organisation, rigueur et discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Capacités rédactionnelles pour rédiger des courriers administratifs.

Savoir-être :
- Aisance relationnelle, diplomatie, sens de l'écoute
- Disponibilité, polyvalence
- Réactivité
- Savoir travailler en équipe

. Formation : Bac+2 à Bac+5 dans le domaine de la santé, sécurité au travail, prévention des risques ou équivalent.

· Expérience : Une première expérience en prévention des risques serait appréciée.

· Compétences :
- Maîtrise des normes et réglementations en matière de santé et sécurité au travail.
- Très grande qualités relationnelles et pédagogiques (Faire preuve de compréhension face aux enjeux humains et organisationnels, savoir expliquer clairement les enjeux de la prévention, adapter son discours à des publics variés, maintenir une communication positive et constructive, même dans des situations délicates).
- Capacité à analyser des situations complexes et à proposer des solutions adaptées. (Proposer des solutions concrètes et réalisables, réagir rapidement et efficacement en cas d'urgence ou d'imprévu, être proactif et suggérer des initiatives innovantes pour améliorer les conditions de travail et prévenir les risques.)
- Neutralité et éthique professionnelle (Traiter les situations avec impartialité, en respectant la confidentialité et les valeurs de la collectivité)