Vos missions : *Pilotage administratif & coordination interne Organiser, améliorer, superviser les process administratifs existants Accompagner la montée en compétences des acteurs impliqués Suivre les dossiers administratifs (demandes des organismes extérieurs (France Travail, Urssaf, Agessa, et aussi gestion des locaux, des travaux, dommage et ouvrage…) Garantir la conformité documentaire (assurances, Kbis, RIB, régularité fiscale et sociale,….) Garantir la bonne circulation des informations au sein de la société Ouverture de comptes clients et fournisseurs *Gestion financière (en lien avec la PMO, lee cabinet comptable) Assurer l’activité de pré-comptabilité courante (saisie, contrôle des comptes, rapprochement bancaire, facturation clients et relances des impayés…). Garantir la recevabilité des factures fournisseurs Veiller à la conformité des fournisseurs Préparer les éléments nécessaires à la rédaction du bilan (factures manquantes, caisse, immobilisations, documentation de la GED, documentations RH avec le RUP, …). Contribuer au suivi des budgets de chaque projet, analyser les écarts, Être moteur dans la mise en place, l’amélioration des process et des outils de suivi financier Sélectionner, mettre en place et suivre quelques KPIs pertinents. Contribuer aux décisions stratégiques en lien avec la Direction *Ressources humaines & support organisationnel (en lien avec la direction, PMO, le cabinet comptable et les cabinets de gestion RH) Superviser/participer au suivi RH : travail collaboratif depuis la définition des besoins, des profils, aux recrutements et gestion de la paie (équipe interne, intermittents), gestion de la documentation obligatoire, et participation aux campagnes d’entretiens,… En trinôme avec la Direction et la PMO, aider à la structuration RH de la société dans une logique de maintien des compétences et de professionnalisation continue, Rédaction de courrier en soutien à des demandes de visas pour les partenaires étrangers Effectuer une veille sociale sur les pratiques et les aspects juridiques Veiller/contribuer à l’équilibre bien-être et travail. *Juridique/Fiscal (en lien avec la Direction et cabinet d’avocats externalisé) Gérer les impayés, les litiges clients (recouvrement de créances, litiges) Rédaction et suivi de quelques contrats commerciaux pluri-annuels (contrat de location de lieux pour l’organisation de showrooms) Rédaction/relecture de contrats à l’initiative des clients (ex. Mise en place du prélèvement à la source avec des clients étrangers) Recherche de conseils sur des sujets ponctuels (ex TVA avec le UK suite au Brexit et montage de dossier pour récupération auprès du HMRC, …) Participation à la rédaction/actualisation des CGV, …. Ce que l'on attend de vous : Des connaissances et une expérience solide en finances et comptabilité : BAC3/M1 5 ans d’expérience minimum Une connaissance des RH et idéalement une première expérience dans une société de production audio-visuelle Une connaissance de la gestion par projet, gestion de portefeuille de projets Une maitrise de la langue anglaise écrite et parlée (C2 minimum) Un esprit d’analyse et de synthèse Un sens de l'organisation affirmé, de la rigueur, un sens du détail, et une vraie capacité à structurer. Une capacité à travailler aussi bien sur des petites tâches répétitives que sur des dossiers plus ponctuels et importants Un excellent relationnel aussi bien en interne avec l’équipe de production, la direction qu’en externe avec les clients, les fournisseurs et nos partenaires comptables et juridiques. Une envie forte de vous inscrire dans une société à taille humaine, dynamique, avec un esprit d’équipe, au service de la qualité de la production de ses projets. De la curiosité, du recul, de la disponibilité, de la pédagogie, un vrai sens du service, et l'envie de contribuer à la pérennité de l’entreprise qui compte parmi les acteurs de la production audiovisuelle. Ce qu'on appréciera particulièrement : Si vous savez anticiper, résoudre des problèmes, faciliter les processus, préserver la confidentialité, prioriser les urgences, si vous êtes sociable, volontaire, pédagogue et orienté.e solutions, vous êtes peut-être la personne que nous recherchons ! Ce que vous pouvez attendre de Producing Love un poste au sein d’une petite équipe dynamique un poste à forte valeur ajoutée dans un environnement humain, convivial, professionnel et passionnant un binôme avec la CFO pour l'année en cours avec formation et guides pour les différents process une expérience dans une société en évolution, à taille humaine, appartenant aux acteurs qui comptent dans son domaine et dont l’activité couvre une clientèle française et internationale Un environnement bienveillant, où chacun s'entraide et où les responsabilités se prennent avec confiance. la possibilité de mettre en œuvre vos compétences, d’en acquérir et les développer et d’exprimer votre talent en étant force de proposition Ce poste n'est pas fait pour vous si : Vous recherchez un poste très cadré, routinier, sans évolution ni prise d'initiative. Vous préférez travailler en silo plutôt qu'en interaction permanente avec une équipe impliquée. Vous n'avez pas envie de vous investir dans une société où l'engagement humain compte autant que les compétences techniques. Vous n'avez pas d'expérience en administration, comptabilité, finances et management, ni RH PRODUCING LOVE est une société de production basée à Paris créée en 2017. PRODUCING LOVE fait partie des acteurs qui compte dans son domaine. Spécialisée dans la production de shootings photo et vidéo pour les marques de la mode et de la beauté ainsi que dans l’organisation événementielle et de showroom pour la fashion week, la société couvre ainsi un vaste éventail de projets, depuis les éditoriaux à petits budgets aux tournages de campagnes de grande envergure. LOVE REPRESENTS est une société de représentation de talents, artistes dans le domaine de la mode, du design, de la photographie ou encore de la vidéo, qui a vu le jour plus récemment en juillet dernier. Le chiffre d’affaires de chacune des deux sociétés est réalisé pour moitié en France et le reste en Europe et à l’international. Pour chaque projet, les talents les plus pertinents sont réunis pour concrétiser en images la vision de ses clients, tant sur le plan artistique que logistique. Descriptif du poste Les 2 sociétés gèrent des portefeuilles de projets. Les activités génèrent des opérations comptables et financières, pendant les différentes phases, nécessitant un contrôle récurrent, un souci constant de structuration et d’optimisation, en plus des activités administratives et juridiques. En lien étroit en interne avec la Direction, la PMO, chef d’orchestre de la production, les managers de production, la régie, et les autres acteurs externes, vous jouez un rôle clé dans la gestion des deux sociétés. Votre objectif : sécuriser, optimiser et professionnaliser le fonctionnement des sociétés sur les versants administratifs, comptables et financiers.
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