Secretaire medicale h/f

À propos de nous

Le Groupement Hospitalier Portes de Provence est un établissement public de santé, du GHT Drôme-Ardèche-Vercors. Il est situé à Montélimar (26) et composé de services MCO et de 3 EHPAD. De nombreuses spécialités sont en cours de développement ou de renforcement. L’établissement compte près de 2000 agents.

LE GHPP recherche un ou une secrétaire médicale pour un CDD de 3 mois (contrat renouvelable).


Mission

ACTIVITES :

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions suivant es services).

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie des données liées à l'activité médicale

- Numérisation de tous les dossiers dans leur intégralité

- Tenue à jour du dossier patient

- Programmation des blocs si spécialité de chirurgie

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

SAVOIR FAIRE :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Méthodologie, rigueur

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers : WORD, EXCEL, USV2, DICT, HMBLOC, PATH,

- Savoir traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

- Faire preuve de discernement, d’adaptabilité et de réactivité dans les limites de sa fonction

- Avoir l’esprit d’équipe

- Gestion des rendez-vous en externe et en interne sur la spécialité

- Savoir filtrer les communications

- Communiquer en interne avec les secrétariats des autres services, et avec l’extérieur (médecins, établissements de soins, laboratoires d’analyses biologiques et d’anapath, les patient(e)s).


Profil

CONNAISSANCES REQUISES :

- Bureautique

- Codage des actes

- Communication

- Droit des usagers du système de santé

- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

- Réglementation des archives

- Secrétariat

- Secret professionnel

- Vocabulaire médical

FORMATION

- BAC F8 ou BAC SMS ou BAC ST2S + Formation de secrétaire médicale

ORGANISATION DU TRAVAIL

Quotité de temps : 37h30 hebdomadaire avec RTT et CA

Du lundi au vendredi avec des amplitudes variables suivant les services

LIENS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELS

- Responsable hiérarchique : Fonction placée sous la responsabilité du DRH et de la coordinatrice des secrétariats médicaux.

- Liens fonctionnels : Médecins, cadre de service, manipulatrices, infirmières, AS, ….